Effiziente Meetings für Führungskräfte – mit KI, Achtsamkeit und Sketchnotes

Meeting-Evolution

Teil A – Das Meeting-Betriebssystem

• Purpose & Rollen – wer macht was warum?
• Decision Rights – wer ist für was verantwortlich?
• Working Agreements – wie wollen wir miteinander arbeiten?
• Definition of Done (D.O.D.) und Definition of Fun (D.O.F.) – wann sind Aufgaben erfüllt und auf welche Weise?
• Async-First & Pre-Reads – Dokumentarbeit spart Meeting-Zeit
• Meeting-Cadence-Modelle – Schluss mit Marathon-Meetings
• Meeting-Kultur – Respekt vor der Zeit entwickeln
• Psychologische Sicherheit – das Fundament wirksamer Meetings

Teil B – Meetingtypen & Erwartungsmanagement

Informationsmeeting/Updates

• Stand-up-Meeting – kurz, regelmäßig, häufig
• Round-Robin-Meeting – jeder kommt zu Wort
• Kanban-Board – Aufgaben und Prozesse visualisieren
• Short Cuts – kleine Helfer mit großer Wirkung
• Pop-up-Meeting – Meeting ohne Tagesordnung

Entscheidungsmeeting – gemeinsam zur Lösung

• Pro-und-Contra-Liste
• Konsententscheidung (systemisches Konsensieren)
• Dot-Voting (Punktabfrage, Dotmocracy)
• SWOT-Analyse
• Ethische Entscheidungen treffen

Kreativmeeting – frische Impulse setzen

• Kopfstandmethode
• Goofy-Rad für „verrückte“ Perspektiven
• Walt-Disney-Methode – Kreativitätstechnik mit drei Rollen

Achtsamkeitsmeeting – Konzentration fördern

• Fokussieren zum Einstieg
• 6 Fragen zur Bewusstwerdung
• Mindful Listening
• Check-in mit Körperanker

Teil C – Teamentwicklung: Meetings als gemeinsame Expedition

Verbindung & Aufmerksamkeit

• Emotional Debrief – Emotionen sichtbar machen
• Stuhlkreis
• Walk & Talk
• Rücken stärken

Problemlösung & Kreativität

• Das allwissende Team
• Problemlösung durch Simulation
• Ideen-Canvas

Reflexion & Lernen

• Spiegel-Meeting – Arbeitsweisen erkennen und anpassen
• Retrospektive
• Speed-Ratschlag – Feedbackkultur stärken
• Achtsam moderieren bei Konflikten
• Lernzonen entdecken und stärken
• Meeting-Aikido – Einwände sinnvoll umlenken
• Antworten-Diät – Rückfragen statt Antworten

Teil D – Next Level: Meetings nachhaltig verändern

Sketchnotes

• Erste Schritte
• Sketchnotes in Aktion: zwei Anwendungen für Meetings

Kompetenzen & Haltungen

• Fähigkeiten, die ankommen
• Die Haltung dahinter

Wie gut sind unsere Meetings? Messen, skalieren, lernen

• Baseline & KPIs – Meeting-Wirksamkeit sichtbar machen
• Psychologische Sicherheit messen – der „Meeting-Puls“
• Meeting-Reifegrad-Assessment
• Operating Rules – unsere Spielregeln

Checklisten, Roll Out & KI-Sicherheit

• Checkliste: Brauchen wir wirklich ein Meeting?
• Checkliste: Meetings optimal vorbereiten
• Checkliste: 5-Schritte-Fokushaltung
• Action-Log – Checkliste für verbindlichen Transfer
• Roll-out – in 4 Wochen vom Audit zum OS-1-Pager
• Sichere und DSGVO-konforme KI-Nutzung in Meetings und Unternehmen

Vielen Dank an Tanja und Paula Föhr für dieses übersichtliche Buch mit hohem Praxisbezug. Angereichert um Online-Downloadressourcen auf jeden Fall eine Empfehlung für mich für alle, die Meetings besser machen wollen.
Die Autorinnen finden in dem auch grafisch ansprechend gestalteten Buch die richtige Balance zwischen Input und praktischen Hinweisen zur Umsetzung. Eine Fülle an Methoden macht das Werk zu einem gerne genommenen Ratgeber und zur Belebung und ergebnisorientierten Meetinggestaltung. Besonders gut gefallen mir die Hinweise zur psychologischen Sicherheit und zur ethischen Entscheidungsfindung. Das Werk fasst gängige Methoden sehr übersichtlich und praxisnah zusammen und die Autorinnen ergänzen gut anregende Methoden.
Stephan Gingter (www.tatkraft.ag) Ehrenpräsident BDVT e.V. im BDVT-Newsletter am 27.11.2025

Ein sinnvoller, nützlicher und zeitgemäßer Werkzeugkasten, nicht nur für Führungskräfte, sondern auch für Moderator/innen und Team-Entwickler/innen, von dem ich mich gerne auch in der Zukunft inspirierend lassen möchte.
Was hat mir besonders gut gefallen... Die Einbettung des Themas Meetings in den Alltag von Meeting-Teilnehmenden. Die Fülle der praxiserprobten Methoden, die systematisch und anschaulich beschrieben wurden. Das Werkzeug für ethische Entscheidungen. Die kontinuierliche Einbeziehung von KI - mit gleichzeitig kritischem Blick auf DSGVO konforme Nutzung während eines Meetings. Die eindringliche und nach-hallende Frage "Wie gut sind unsere Meetings?" -  mit dem Anspruch, die Meetings in Unternehmen nützlicher und ansprechender zu gestalten.
Anne M. Schweppenhäußer auf ihrem Blog www.cicero-oe.de

Fazit: Ein Buch, das Meetings neu denkt ist mehr als ein Ratgeber – es ist eine Einladung, Meetings als Raum für Innovation, Verbindung und wirksame Entscheidungen zu gestalten.
Das Buch verbindet dabei klassische Moderationstechniken mit innovativen Elementen und übersetzt zugrundeliegende Studien und Modelle (z. B. psychologische Sicherheit nach Amy Edmondson) in alltaugstaugliche Tools. Besonders hervorzuheben ist die visuelle Gestaltung und Lesbarkeit: Illustrationen und Sketchnotes lockern den Text auf und machen Zusammenhänge schnell verständlich. Eine Klare Formatierung und humorbetonte Elemente (z. B. Cartoons, Zitate) sorgen für eine leichte, motivierende Lektüre.
Ulrike Wyrwich (www.zeit-fuer-ziele.de) auf Thalia

Fazit: Ein wunderbarer Praxisratgeber, der zeigt, wie Meetings vom Pflichttermin zum Format werden können, in dem Raum für Teamkultur, Lernen und Innovation entsteht.
Das Buch ist kurz, knapp und dennoch pointiert geschrieben, ohne viel TamTam und mit einer Leichtigkeit, die sich wohltuend bemerkbar macht. Die Methoden sind nicht immer neu, aber klar nachvollziehbar beschrieben und durch KI-Hacks und Sketchnotes zeitgemäß pfiffig aufgepeppt. Sie machen Mut und Lust aufs „einfach Ausprobieren“. Zugleich nimmt das Buch KI-Unerfahrenen die Angst, ein Technikprofi sein zu müssen, um Tools wie ChatGPT, DeepL oder Amberscript für Meetings zu nutzen. Besonders gelungen sind die durchgängigen Illustrationen, die zum Schmunzeln einladen und zum Nachzeichnen motivieren.
Daniela Sauermann (www.fcf-institut.de) auf ihrem Blog und Thalia.

Tanja & Paula Föhr liefern einen praktischen, gut strukturierten Werkzeugkasten, der Meetings wirklich effizient, menschlich und kreativ macht. Über 30 Methoden, Sketchnotes und KI-Hacks: alles ist direkt umsetzbar und hilft, Teams zu stärken statt Energie zu rauben.
Besonders wertvoll: der Fokus auf psychologische Sicherheit, Motivation und Teamentwicklung. Wer sich mit Meetings quält oder sie optimieren möchte, findet hier praxisnahe und wirkungsvolle Impulse. Ein Buch, das definitiv das Potenzial hat, die Meeting-Kultur in vielen Unternehmen nachhaltig zu verändern!
Carola Pöpperl auf Linkedin

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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