Tutorial | Achtsam digital meeten

Achtsam anberaumen

Vielerorts grassiert seit der coronabedingten Verlagerung der Arbeit ins Homeoffice eine regelrechte virtuelle Meetingeritis. Sobald ein neues Thema aufploppt, wird reflexartig erst einmal ein Meeting über Zoom oder Teams terminiert. Statt dem Reflex zu folgen, sollte immer zuerst reflektiert werden: Ist es wirklich sinnvoll, dazu ein Meeting zu veranstalten? Wäre es vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoller, wenn mehr Informationen vorliegen? Und: Reicht nicht auch ein Telefongespräch unter vier Ohren?

Achtsam einladen

Gerade zu virtuellen Meetings wird häufig mit dem großen Löffel eingeladen: Das ganze Team, vielleicht noch die Expertin und jene Außenperspektive könnte auch nicht schaden. So sitzen oft Teilnehmende im Meeting, die eigentlich nichts beizutragen haben. Um das zu verhindern, gilt es, vorher genau zu überlegen, wessen Anwesenheit wirklich notwendig ist. Dies sollte bei der Einladung dann auch entsprechend kommuniziert werden: Die Teilnahme von so und so ist aus meiner Sicht aus dem und dem Grund wichtig. XY könnte meiner Meinung nach eine interessante Perspektive einbringen. Wichtig: Jede eingeladene Person sollte wissen, dass es okay ist, die Teilnahme abzusagen, falls man überzeugt ist, nichts beitragen zu können.

Achtsam vorbereiten

Eine im Team vorab gemeinsam erstellte Agenda hilft, im Meeting den Fokus zu behalten. Gut nutzen lassen sich dafür Tools wie Slack, Mattermost oder Google Docs, die die gemeinsame Arbeit an einem Dokument ermöglichen. Wird die Agenda zu lang, werden die Themen auf mehrere Meetings aufgeteilt oder alternative Wege gesucht, sie zu bearbeiten. Steht kein Punkt auf der Agenda, wird das Meeting konsequent abgesagt.

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