Retros phasengerecht unterstützen

Erste Retro-Phase: Einloggen

Alle Teilnehmer werden ins Boot geholt, indem sie emotional abgeholt und auf die gemeinsame Reflexion eingestimmt werden. Als Methoden eignen sich dafür beispielsweise:

• Die Tagesschau: Hier richtet die Moderation folgende Frage an die Teammitglieder: „Stell dir vor, du bist Chefredakteurin oder Chefredakteur der Tagesschau, und du erstellst einen Beitrag über eure vergangene Arbeitsphase: Wie lautet der Titel/die Überschrift des Beitrags?“

• Die Akku-Ladestand-Abfrage: Anhand der visuellen Darstellung eines Akkus zeigen die Teammitglieder an, wie sie sich persönlich gerade fühlen: grün (gut, energiegeladen), gelb (neutral) oder rot (schlecht, ausgelaugt).

Zweite Retro-Phase: Themen erheben

Jetzt besteht das Ziel darin, im Rückblick relevante Themen zu sammeln und einzuordnen, die das Team jüngst bewegt haben. Als Methoden eigenen sich dafür beispielsweise:

• Die Toffifee-Retro: Die Teammitglieder beantworten dabei folgende Fragen: Was war süß wie Schokolade? (Was lief super?), Welche „Nuss“ haben wir geknackt? (Welche Challenges hatten wir?), Was ist „kleben“ geblieben? (Was haben wir daraus gelernt?).

• Der Undercover Boss: Das Team stellt sich vor, eine konkrete Person aus der Geschäftsführung hätte unerkannt in der vergangenen Arbeitsphase mit ihm zusammengearbeitet: Was würde er/sie über die Zusammenarbeit und die Ergebnisse denken? Was würde er/sie das Team bitten, zu ändern?

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Dritte Retro-Phase: Einsichten gewinnen

Nun geht es darum, Hintergründe zu verstehen. Konkret heißt das, das Team forscht nach möglichen Ursachen und Zusammenhängen von Missverständnissen, Schwierigkeiten und Hindernissen und diskutiert diese. Als Methoden eignen sich in dieser Phase beispielsweise:

• Die fünf Whys: Dabei wird einem Problem mit mehreren, aufeinanderfolgenden Warum-Fragen auf den Grund gegangen. Etwa so: Was ist konkret passiert? „Der Projektbericht ist nicht rechtzeitig fertig geworden.“ Warum wurde der Bericht nicht rechtzeitig fertig? „Weil die Zusammenfassung der Ergebnisse erst am Abgabetag fertig wurde.“ Warum war die Zusammenfassung erst am Abgabetag fertig? „Weil die Inputdaten aus den Teilteams verspätet eingegangen sind.“ Warum sind die Inputdaten verspätet eingegangen? „Weil unklar war, bis wann genau sie geliefert werden sollten.“ Warum war das unklar? „Weil die Terminplanung nur im Hauptteam besprochen worden war.“ Warum? „Weil es keine feste Routine für die interne Informationsweitergabe gibt.“

• Die SWOT-Analyse: In einer Matrix werden Stärken (Strengths) und Schwächen (Weaknesses), Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats) gesammelt, um, davon ausgehend, konkrete Strategien für die Zukunft zu entwickeln.

Vierte Retro-Phase: Entscheidungen treffen und Pläne entwerfen

Im nun folgenden Schritt werden Lösungswege und Vorschläge für die Umsetzung konkretisiert, diskutiert und geplant. Dabei können folgende Methoden unterstützen:

• Priorisieren mit einem Koordinatensystem: Die x-Achse steht dabei für die Wirkung einer Maßnahme, die y-Achse für den Aufwand, den die Umsetzung bedeutet. Die jeweilige Idee/der Umsetzungsplan wird als Punkt zwischen beiden Achsen verortet, um abschätzen zu können, welche Maßnahme wirklich lohnend ist und welche nicht.

• Keep, Drop, Try: Anhand einer Tabelle mit den Spalten Keep, Drop und Try wird entschieden, woran das Team festhalten will (Keep), auf was es zukünftig verzichten will (Drop) und was es in der nächsten Zusammenarbeitsphase ausprobieren will (Try).

Fünfte Retro-Phase: Ausloggen

Zum Abschluss bietet es sich an, alle Beteiligten ein Feedback zur erfolgten Retrospektive abgeben zu lassen, offene Fragen zu klären und für einen guten Ausklang zu sorgen. Als Methoden eigenen sich dementsprechend beispielsweise:

• Eine kurze Reflexion anhand von zwei Fragen: Was setze ich ab morgen um? Was erzähle ich zu Hause?

• Der Themenparkplatz: Welche Themen, Fragestellungen, Probleme oder Herausforderungen sollten wir in einer folgenden Retrospektive näher analysieren?