Lean Communication wirksam anwenden

Gespräche am Ergebnis orientieren

• Tool: Output-Satz.

Beginnen Sie jedes Meeting mit einem klar formulierten Output-Satz, z.B.: „Am Ende dieses Termins haben wir … entschieden/erarbeitet.“ Prüfen Sie jedes Agenda-Element auf den Wertbeitrag zum definierten Output hin.

No-Go: Besprechungsthemen auflisten („Wir sprechen über …“), ohne das angestrebte Ergebnis zu formulieren.

Kommunikative „Verschwendung“ beseitigen

• Tool: Muda-Liste/Muda-Paten.

Identifizieren Sie im neutralen Setting typische unproduktive Gesprächsdynamiken Ihres Teams, also sogenannte Verschwendungen – japanisch „Mudas“ – wie: Wiederholungen ohne neue Information, Rechtfertigungsdebatten, Klagen über unbeeinflussbare Umstände, Lästern über Nachbarabteilungen. Erstellen und verteilen Sie eine Muda-Liste und vergeben Sie rotierend Muda-Patenschaften: Die Paten achten in Meetings und Gesprächen auf unproduktive Schleifen und unterbrechen durch „Muda!“. Dies geschieht mit Augenzwinkern, ohne ein Moralisieren.

No-Go: Mudas tolerieren, um Konflikten aus dem Weg zu gehen. Die Unterbrechung allein der Führungskraft überlassen. Fragen nach dem Sinn eines „Muda“ zu ignorieren, statt zu prüfen: Handelt es sich wirklich um Muda oder hat das Vorgehen doch Nutzen?

Gesprächsbedürfnisse kanalisieren

• Tool: Schlanke Angebotspalette.

Trennen Sie unterschiedliche Kommunikationsbedürfnisse: Emotionale Entlastung, Positionsbestimmung, Selbstpräsentation oder Beziehungspflege sind genauso legitim wie produktive Sacharbeit – benötigen jedoch passende Formate. Schaffen Sie daher Kanäle und Räume für Anliegen jenseits der Sacharbeit, statt alles in einem einzigen Meeting zu bündeln. Beispiele: Persönliche Check-ins zu Beginn von Meetings, „Walk & Talk“-Meetings, „No-Agenda“-Raum für 15 bis 30 Minuten ohne Fachthema. Dabei gilt: Eine schlanke „Angebotspalette“ solcher Formate ist besser als eine große Auswahl.

No-Gos: Nur ein offizielles Format für Austausch pflegen, z.B. ein „Weekly“, in dem alle Kommunikationsbedürfnisse untergebracht werden. Arbeitsthemen in informellen Runden klären, wenn nicht alle Betroffenen anwesend sind.

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