Konzentriertes Arbeiten kulturell verankern

Handlungsfeld: Organisation von Arbeit

Sowohl technisch als auch räumlich und prozessual sind Strukturen zu schaffen, die unnötige Hektik, selbst gemachten Stress und Aktionismus reduzieren, somit einen Rahmen setzen, in dem Fokus entstehen kann. Maßnahmen:

• Fokuszeit etablieren: Führen Sie eine tägliche Zeit für Deep Work ein, in der Mitarbeitende nicht unterbrochen werden, keine Meetings stattfinden, auf Anfragen nicht reagiert wird. Bewährt hat sich die Zeit von 10:00 bis 12:00.

• Tools bündeln: Beschränken Sie sich auf möglichst wenige Projektmanagements- und Kommunikationstools, denn mehr Tools bedeuten weder „bessere Kommunikation“ noch „mehr Produktivität“. Legen Sie fest, auf welchem Kanal nur Dringliches kommuniziert wird.

• Ruheraum schaffen: Richten Sie Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten ein. Haben Sie nur Großraumbüros, erklären Sie eins davon zur Bibliothek. Hier gilt: kein Telefonieren, kein Herumlaufen, kein Essen.

• Initiativen fokussieren: Setzen Sie sich ambitionierte, aber machbare Ziele, statt (zu) viele Projekte gleichzeitig loszutreten, von denen viele später im Sand verlaufen und zuvor jedoch Aufmerksamkeit abziehen.

Handlungsfeld: Meetings und Kooperationen

Meetings sind einerseits die Hauptquelle für Arbeitsunterbrechungen, andererseits wichtig für Wertschöpfung und Innovation. Gefragt sind daher ein effizienterer Einsatz und eine gute Balance von Besprechungen. Maßnahmen:

• Meetings reduzieren und verkürzen: Fragen Sie sich: Welche Besprechungen und Abstimmungen sind wirklich notwendig? Welche Mitarbeitenden müssen wirklich dabei sein? Welche Themen gehören nicht zum Meeting-Ziel?

• Neue Kooperationsformate entwickeln: Nicht alles muss im Meeting geklärt werden. Etablieren Sie für unterschiedliche Anliegen unterschiedliche Formate, z.B.: für Sachinformationen die schriftliche Übermittlung, für Ideenentwicklung ein Brainstorming, für sozialen Austausch ein „Walk & Talk“.

• Rollen klären: Wer ist im Meeting wofür zuständig? Wer entscheidet, wer bringt Input ein, wer moderiert?

• Kooperationsintelligenz stärken: Lassen Sie die Teammitglieder gemeinsam klären: Wann ist Austausch sinnvoll, wann hat Einzelarbeit Vorrang?

Handlungsfeld: Fokussierte Führung

Führungskräfte müssen zum einen konzentriertes Arbeiten vorleben und dürfen zum anderen die Arbeitsleistung ihrer Mitarbeitenden nicht nach deren Sichtbarkeit im Büro bemessen. Maßnahmen: