7 Regeln für erfolgreiches Friction Fixing

1. Mit Beobachtung beginnen, nicht mit Lösungen.

Der erste Schritt besteht darin, genau hinzusehen. Wer unnötige Reibung im Unternehmen reduzieren möchte, muss verstehen, wo sie tatsächlich entsteht. Deshalb ist es empfehlenswert, den Arbeitsalltag möglichst unmittelbar zu beobachten, statt sich ausschließlich auf Berichte oder Kennzahlen zu verlassen. Hilfreich sind dabei zum Beispiel ein persönliches „Friction Diary“, Hospitationen in anderen Teams oder gezielte Gespräche über Situationen, die regelmäßig frustrieren, Zeit kosten oder unnötige Energie binden.

2. Kleinigkeiten ernst nehmen.

Viele Unternehmen konzentrieren sich auf große Transformationen und übersehen dabei die vielen kleinen Reibungsverluste, die sich Tag für Tag summieren. Eine fehlende IT-Berechtigung, ein unnötiges Formular oder eine veraltete Checkliste erscheinen für sich genommen unbedeutend. Tritt ein solches Hindernis jedoch täglich bei vielen Mitarbeitenden auf, entstehen erhebliche Zeitverluste und unnötige Frustration. Deshalb lohnt es sich, auch scheinbar banale Probleme ernst zu nehmen.

3. Die Menschen einbeziehen, die die Reibung täglich erleben.

Die besten Ideen zur Verbesserung kommen von denjenigen, die jeden Tag mit den Prozessen arbeiten. Mitarbeitende entwickeln im Laufe der Zeit zahlreiche Workarounds, um umständliche Abläufe zu umgehen. Gerade diese improvisierten Lösungen sind ein Signal dafür, dass irgendwo unnötige Reibung entstanden ist. Wer Beschäftigte frühzeitig einbezieht, gewinnt nicht nur wertvolle Hinweise auf Schwachstellen, sondern erhöht gleichzeitig die Akzeptanz späterer Veränderungen. Statt fertige Lösungen vorzugeben, sollten Führungskräfte deshalb gezielt fragen: „Welche Schritte kosten euch regelmäßig unnötig Zeit?“ Oder: „Welche Tätigkeit erscheint euch heute sinnlos?“ Solche Gespräche fördern häufig Erkenntnisse zutage, die in keinem Prozesshandbuch stehen.