HR ist Bürokratie-Spitzenreiter

Bürokratie kann für klare Prozesse und Spielregeln sorgen, allzu oft zieht sie jedoch Projekte in die Länge und bindet (unnötig) Arbeitskraft – und keine Abteilung in deutschen Unternehmen ist davon mehr betroffen als das Personalwesen. Das ist ein Ergebnis des aktuellen New-Work-Barometers der SRH Hochschule Berlin, an der 734 Organisationsvertreterinnen und -vertreter teilgenommen haben, davon etwa die Hälfte in Führungspositionen. Demnach sehen 67 Prozent der Befragten die Personalabteilung als besonders von Bürokratie betroffen an, gefolgt von Buchhaltung und Rechnungswesen (64 Prozent), Finanzwesen (56 Prozent) und IT (55 Prozent). Die Bürokratie macht sich im Personalwesen dabei insbesondere in der operativen Personaladministration, bei Vergütung und Benefits sowie in der Rekrutierung bemerkbar – und bindet dabei überdurchschnittlich viele Ressourcen. So nehmen den Ergebnissen zufolge bürokratische Prozesse im HR-Bereich fast 50 Prozent der Arbeitszeit in Anspruch; organisationsweit sind es nur knapp 40 Prozent.

Gleichzeitig berichten insgesamt 70 Prozent der Befragten, dass der bürokratische Aufwand in den vergangenen zwei Jahren gestiegen sei. Laut Studie ist das in erster Linie auf externe Bürokratie wie die Umsetzung gesetztlicher Anforderungen sowie behördliche Prüf- und Nachweispflichten zurückzuführen. Doch ein beträchtlicher Teil des bürokratischen Aufwands ist hausgemacht, mahnt Studienleiter Carsten Schermuly: Interne Prozesse wie mehrstufige Freigaben, komplizierte Bestell- oder Genehmigungsprozesse und Compliance-Vorgänge schaffen Bürokratie, die sich nachweislich negativ auf die Leistung der Organisation auswirkt. Denn je stärker Beschäftigte interne Regeln als Ursprung der Bürokratie wahrnehmen, desto schlechter bewerten sie die Organisationsleistung. Für extern verursachte Bürokratie zeigte sich dieser Zusammenhang in der Studie nicht. Das führt Schermuly darauf zurück, dass zumindest im DACH-Bereich innerhalb einer Branche ähnliche gesetzliche Anforderungen gelten – und externe Bürokratie für einzelne Unternehmen nicht direkt zum Wettbewerbsnachteil wird.

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Ein weiterer Indikator, dass die Organisationsleistung unter übermäßiger Bürokratie leidet, ist das Auftreten sogenannter prosozialer Regelbrüche. Darunter verstehen die Autorinnen und Autoren der Studie das willentliche Abweichen von Regeln im Interesse der Organisation. Sprich: Beschäftigte verletzen bestehende Regeln, um ihre Arbeit effizienter zu gestalten, oder verstoßen gegen Richtlinien, um dem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen. Doch was zunächst positiv klingt, ist laut Studie ein ernst zu nehmendes Warnzeichen: Denn je häufiger diese Regelbrüche auftreten, desto schlechter wird die Organisationsleistung wahrgenommen. Sie sind laut Schermuly also vielmehr ein Symptom von zu viel interner Bürokratie als eine wirksame Strategie, diese zu bekämpfen.

Bürokratie zu reduzieren, sollte für Unternehmen also das Gebot der Stunde sein, ist Schermuly überzeugt. Die gute Nachricht: Mit dem Abbau interner Bürokratie kann jederzeit begonnen werden. Dabei sollte gerade HR als gutes Beispiel vorangehen, so Schermuly weiter, denn: „Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten ist es nicht mehr tragbar, dass die Hälfte der eigenen Arbeit aus Bürokratie besteht.“ Er rät Unternehmen zu „Bürokratie-Buster-Teams“, sowohl in einzelnen Abteilungen als auch abteilungsübergreifend. Deren Aufgabe sei es, systematisch und regelmäßig zu hinterfragen, welchen Zweck bestimmte Regeln noch haben und ob sie gesetztlich oder vertraglich noch notwendig sind.