Das Meeting-Board im agilen Zyklus

Das Meeting-Board

Für die meisten Besprechungen kann das Meeting Board eingesetzt werden. Es hilft, die wichtigsten Elemente eines Meetings im Blick zu haben und die Besprechung zielgerichtet und effektiv zu gestalten.

Vorab ist zu überlegen, wer die Meetings moderiert: Sie als Coach, der Product Owner oder die Führungskraft. Vorbereitend legt dann der Meeting-Moderator den Anlass und das Ziel fest, für das das Meeting angesetzt wird. Entscheidend für den Erfolg sind die teilnehmenden Personen. Es sollten die Personen eingeladen werden, die für die Zielerreichung wichtig sind und denen das Meeting nutzt. Ort und Zeitpunkt sollten gut überlegt sein, damit alle konzentriert bei der Sache sind. Meetings in regulären Pausen oder spät am Abend sind tabu!

Es kann auch hilfreich und abwechslungsreich sein, bestimmte Meeting-Rollen an die Teilnehmenden zu vergeben, wie z.B.:

• Moderator: leitet das Meeting und schlägt Methoden zur Lösungsfindung vor.
• Fokus-Beschleuniger: sorgt dafür, dass der Fokus des Meetings beibehalten wird.
• Protokoll-Wächter: achtet auf Visualisierung und Zusammenfassung der Ergebnisse.
• Querdenker: hinterfragt und bringt neue Perspektiven ein.
• Konsensfinder: sucht bei kontroversen Standpunkten die gemeinsame Basis.
• Persona: nimmt konsequent die Kunden- und/oder Stakeholder-Sicht ein.
• Etc.

Check-in: Für ein agiles Meeting ist eine kurze Vorbereitungsphase wichtig, um die Konzentration der Teilnehmenden auf das Thema zu fokussieren. Nützlich dafür ist ein bewusstes Check-in, in dem die folgenden Fragen kurz beantwortet werden:

• Was werden wir im Meeting besprechen?
• Warum beschäftigen wir uns damit?
• Wie werden wir vorgehen?
• Wozu ist das wichtig?

Anschließend werden die Themen in der Gruppe bearbeitet, die in der vorab verschickten Agenda aufgeführt worden sind. Dann wird das weitere Vorgehen gemeinsam entschieden und geplant. Und zuletzt folgt die Check-out-Phase, in der offen gebliebene Frage geklärt werden, offene Themen vertagt und zum Schluss ein Feedback eingeholt wird.

Als Faustregel gilt: Wer sich am Anfang einer Arbeitsphase viel Zeit für eine gute Planung und Abstimmung nimmt, kann sich in der Umsetzungsphase auf kurze Meetings zur Synchronisation beschränken. 

 

Eine ausführliche Beschreibung zur Arbeit eines agilen Coachs und dem Einsatz des Meeting Boards im agilen Zyklus können Sie in der Neuerscheinung Agiler Coach: Skills und Tools von Claudia Thonet lesen.