Organisation

Veranstaltungsmanagement

Ihr Teilnehmer kommet

Veranstaltungen ankündigen, Anmeldungen bestätigen, Teilnehmerdaten verwalten ... Bevor es bei Seminaren ans Inhaltliche gehen kann, müssen Veranstalter erst einmal einen hohen Organisationsaufwand bewältigen. Hilfe versprechen elektronische Seminarmanager.
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Trainer und andere Anbieter von Bildungsveranstaltungen müssen zahllose organisatorische Details rund um ihre Seminare klären. Das reicht vom Überblick über Teilnehmerzahlen, Adressdaten und den Status der Anmeldungen bis hin zur Rechnungserstellung und dem Ausdrucken von Namensschildchen. Für welchen der parallelen Workshops interessieren sich wie viele Besucher? Wer hat Anspruch auf ermäßigte Gebühren? Wie viele Teilnehmer wünschen eine vegetarische Verpflegung? Was schon bei einem einzigen Seminarwochenende aufwändig sein kann, wird bei vielen Veranstaltungen im Jahr endgültig unübersichtlich – erst recht, wenn sich die Planungszeiträume überschneiden. Lösungen bietet ein kaum überschaubares Angebot von Veranstaltungsmanagement-Software. Eine Neuentwicklung vom Anfang dieses Jahres will vieles anders machen als die existierenden Tools: Semsys von Buch Online oHG Komnex aus Gelsenkirchen.

Das Tool ist speziell auf das Management von Seminaren ausgerichtet. Als webbasierter Service ist es außerdem von jedem Computer zugänglich und ohne besondere Kenntnisse zu bedienen. Auch das Bezahlmodell von Semsys ist ungewöhnlich: Statt einem Festpreis zahlt der Seminaranbieter nur pro angemeldetem Teilnehmer, so dass die Kosten pro Kopf gleich und unabhängig von der Veranstaltungsgröße sicher planbar bleiben.

'Wir wollten eine die tägliche Arbeit erleichternde Veranstaltungssoftware entwickeln, ohne das System mit Funktionen zu überfrachten, die Trainer nicht brauchen', beschreibt Geschäftsführer Uwe Räther die Idee hinter dem neuen Angebot. Praktische Funktionen stehen im Vordergrund: So bekommen etwa Neuanmelder automatisch eine Eingangsbestätigung. 'Damit entfallen unnötige Nachfragen, die sonst ein großer Zeitfresser sein können', so Räther. Ebenfalls praktisch: Veranstaltungen werden auf Wunsch automatisch auf der semsys-Webseite veröffentlicht oder lassen sich – inklusive Anmeldebutton – per HTML-Code leicht in die eigene Homepage integieren.

Extra:
  • Meetings per Mausklick: Tipps für die eigene Recherche

Autor(en): Sascha Reimann
Quelle: Training aktuell 06/11, Juni 2011, Seite 28-29
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