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Besprechungen leiten

Schluss mit müden Meetings

Die Diskussion geht drunter und drüber, einer reißt ständig das Wort an sich, einzelne gucken schweigend in ihre Unterlagen und malen Männchen… In Besprechungen lauern ebenso typische wie tückische Probleme. Wie aber kann die Führungskraft sie bewältigen? Und was kann sie tun, damit eine Sitzung so abläuft, wie sie es sich wünscht: effizient und effektiv? Tipps von Kommunikationstrainerin Gabriele Beitinger.
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Montag, 10 Uhr, monatliche Abteilungsbesprechung in einem krisengebeutelten Unternehmen. Die Teilnehmer drängen sich in einen sehr engen Raum und es fehlt an Stühlen. Die einzigen freien Plätze sind für den Abteilungschef und seinen Stellvertreter reserviert, die auf sich warten lassen. Die Mitarbeiter interpretieren die Situation sofort: Was immer der Abteilungsleiter verbal verkündet – tatsächlich will er darauf hinweisen, dass so mancher Mitarbeiter überflüssig ist. Gleichzeitig will er seinen eigenen Wert hervorheben. Klar, dass einige Mitarbeiter in der Besprechung anfangen zu taktieren, andere zugeknöpft schweigen oder sich nur halbherzig beteiligen.

Das Gelingen einer Besprechung setzt schon im Vorfeld mit der Einladung ein. Sie muss die richtigen Erwartungen beim Teilnehmer wecken und ihm eine Vorbereitung ermöglichen. Neben Ort und Zeit sollten dem Teilnehmer daher auch die Tagesordnungspunkte (TOPs) mitgeteilt werden. Während der Sitzung können zu Beginn gemeinsam vereinbarte Verhaltensregeln einiges zur Effektivität des Meetings beitragen. Am Ende der Sitzung sollte schriftlich festgehalten werden, welche Schritte als nächstes zu tun sind, und wer von den Teilnehmern welche Aufgabe bis wann erledigt.

Schwierige Situationen für die Führungskraft können aber trotz bester Vorbereitung auftreten: Die Mitarbeiter reden z.B. aneinander vorbei, sie bekämpfen sich heimlich, trauen sich nicht, sich zu Wort zu melden, oder einer von ihnen reißt ständig das Gespräch an sich. Wie sich diese Hürden nehmen lassen, zeigt die Beschreibung von vier typischen Fallbeispielen.

Extras:
  • Übersicht: Damit Ihre Besprechung gut vorbereitet ist: Die Top Six der effektiven Besprechungsleitung.
  • Checkliste: Woran Sie vorher denken sollten: 13 Leitfragen zum Ablauf einer Sitzung.
  • Info-Kasten: Sieben Spielregeln für erfolgreiche Meetings.
Autor(en): Gabriele Beitinger
Quelle: managerSeminare 54, März 2002, Seite 30-38
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