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Roadshow: Neue Tools fürs Projektmanagement-Training

Vier Teams brechen auf zur Wüstenrallye. Innerhalb einer bestimmten Zeit sollen sie soviel Gold wie möglich schürfen und damit ins Basislager zurückkehren... - Was sich anhört wie der Plot eines Abenteuerfilms, beschreibt die Simulation 'Gold of the Desert Kings', eines von vier Tools, die am 25. Juli 2003 in Köln beim Roadshow-Workshop 'Interaktive Projektmanagement-Trainings' präsentiert wurden.

Goldgräberstimmung im Projekttraining

Damit die Besucher der Roadshow die Wirkung der Tools besser verstehen, verharrten die Firmenvertreter nicht bei der bloßen Präsentation. So lud Sven Hoffmann von ChangeWorks, Wiesbaden, ein, bei der Simulation 'Gold of the Desert Kings' mitzumachen. In Viererteams planten die Teilnehmer den Tripp zum Goldschürfen, mussten entscheiden, wie viel Nahrung und Wasser sie im Basislager kaufen.
Freilich werden in der Simulation nicht wirklich Rucksack und Wasserkanister geschultert. 'Gold of the Desert Kings' ist eine Brettspielsimulation mit Spielgeld und Wertkarten für Nahrung, Wasser und Gold. Die Erfolgsfaktoren sind dieselben wie in einem realen Projekt: effektive Kommunikation, Sammeln möglichst vieler Informationen, gründliche Planung und das Eingehen notweniger Risiken. So zeigte sich nach 25 Tagen (50 Minuten), dass diejenigen das meiste Gold scheffeln, die sich Zeit für die Planung genommen und von der Spielleitung Informationen gekauft hatten.

Fazit: Die Simulation bringt knackig auf den Punkt, woran Projekte scheitern bzw. was sie erfolgreich macht, und ist gut als Kick-off geeignet, für Gruppen bis zu 2.000 Teilnehmern. Dauer: ein halber Tag bis zwei Tage.

Symptome erkennen, bevor sie zum Problem werden

Um Erfolgsfaktoren von Projekten geht es auch bei der Brettspielsimulation 'Wertsteigerung im Projekt'. Die Entwicklung des schwedischen Unternehmens Celemi und PricewaterhouseCoopers wurde von Claudia Schmitz, Cenandu Learning Agency, Köln, vorgestellt. Die Simulation basiert auf den '7 Keys to Success', sieben Erfolgsfaktoren, die Projektleiter stets im Auge behalten müssen, darunter engagierte Stakeholder, das Einhalten von Arbeits- und Zeitplänen, ein leistungsstarkes Projektteam und das Minimieren von Risiken.
Der Verlauf der Simulation wird durch so genannte Symptom-Karten bestimmt. Diese beschreiben Ereignisse, die in jedem Projekt auftauchen und zu gravierenden Problemen werden können. Eine Symptom-Karte, mit denen die Teilnehmer in Köln konfrontiert wurde, beschrieb z.B.: 'Den Teammitgliedern ist das Projektziel nicht klar.' Muss ein Projektleiter in diesem Fall direkt eingreifen? Oder kann er die Situation zunächst beobachten? Um zu einer Entscheidung zu gelangen, müssen viele Faktoren berücksichtigt werden, z.B.: Wie wahrscheinlich ist das Eintreten des Ereignisses, wie groß der Einfluss auf den Projekterfolg? Nicht zuletzt ist auch die Projektphase, in der das 'Symptom' auftritt, entscheidend. Vor allem beim Argumentieren für oder gegen das Eingreifen entfaltete das Tool seine Wirkung. 'Hier zeigt sich Projektkompetenz', erklärte Claudia Schmitz. Geübte Projektleiter würden bei jedem Symptom schnell mögliche Folgen erkennen und wüssten genau, wann sie wo eingreifen müssen. So eignet sich das 7-Keys-to-Success-Modell auch zur Steuerung realer Projekte.

Fazit: Das Tool lebt von den Diskussionen zur Entscheidungsfindung. Je erfahrener die Projektleiter sind, die an der Simulation teilnehmen, umso mehr lässt sich lernen.

Mit Simulationen Erfahrung sammeln

Nicht gerade als leichte Kost erwies sich die von Just Mields, Getoq Consulting, Bremen, vorgestellte Brettspiel-Simulation 'Projactivity', bei der Teams Projekte von der Angebotsphase bis zur Auswertung gestalten.
Dass bereits die Zusammenstellung des Projektteams eine Herausforderung darstellt, erlebten die Besucher in Köln. Sie waren gefordert, aus den in der Simulation zur Verfügung stehenden Mitarbeitern, deren Qualifikation, Berufserfahrung etc. auf so genannte Mitarbeiter-Karten beschrieben waren, ihre Teams zusammenzustellen. Zu den Faktoren, die dabei zu berücksichtigen sind, zählen Fachqualifikationen, Soft-Skills, Grad der Motivation, Projekterfahrung und Erfahrung mit angrenzenden Projekten. Letztlich handelte es sich dabei aber noch um eine der simpelsten Aufgaben bei Projactivity. Simuliert werden können zudem typische Projektmanagementmethoden, z.B. können Projektstrukturpläne erstellt und Risikoanalysen anhand gegebener Informationen durchgeführt werden. Bewertet werden die realisierten Projekte nach Ende der Simulation anhand der Faktoren Qualität, Termintreue und Kosten.

Projactivity wird offen und unternehmensintern durchgeführt. Zudem qualifiziert Getoq Trainer, die Projactivity in Lizenz einsetzen möchten.

Fazit: Der hohe Grad an Komplexität sprengte den Rahmen der Roadshow. Um das Tool zu durchdringen, braucht es mehr Zeit. Es wundert nicht, dass es nur von eingehend gebrieften Trainern durchgeführt werden darf.

Das simulierte Geschäftsjahr

Ohne Brettspiel, aber dafür mit Infos über ein interaktives Training im Freien, kam Clemens Kluger von SBS Siemens Business Services, Paderborn, nach Köln. 'C4 Company Country and City Challenge' heißt das Konzept eines Outdoortrainings, das ein Geschäftsjahr simuliert. Während dieses 'Jahres' müssen die Teilnehmer verschiedene Projekte realisieren, und zwar unter Zeitdruck, mit drängelnden Kunden (gespielt von Trainern), Konkurrenz untereinander und Gewinnerwartung, d.h. sie müssen möglichst viel Ebit (operativen Gewinn) einfahren. Ebit gibt es bei erfolgreichem Absolvieren von Standardprojekten (einfache Übungen), die alle Teams realisieren müssen, und anspruchsvolleren Kann-Projekten (komplizierte Übungen). Letztere bringen besonders viel Know-how-Zuwachs und Ebit, kosten aber auch Zeit. Bei C4 zählen effektive Kommunikation und Kooperationsbereitschaft bei komplizierten Projekten. Ebenfalls gefragt: gutes Zeitmanagement, - denn was nützt ein Projekt mit der Aussicht auf viel Ebit, wenn es aus Zeitmangel nicht realisiert werden kann?

Wie sehr man sich in dieser Hinsicht verschätzen kann, bekamen die Teilnehmer in Köln selbst zu spüren: In zwei sich gegenüber stehenden Reihen platziert, sollten sie gemeinsam eine Aluminiumstange, die sie auf ihren Zeigefingern balancierten, auf dem Boden ablegen, ohne dass ein Einziger den Kontakt zur Stange verlieren durfte. Wie lange das dauern würde? 'Höchstens 20 Sekunden', waren die Roadshow-Besucher sicher. Von wegen: Da Aluminium extrem leicht ist und jedem daran gelegen war, den Kontakt nicht zu verlieren, hob sich die Stange immer mehr. Mindestens zwei Minuten lang...

Fazit: Ein Training, das sich aufgrund des hohen Erlebniswertes besonders für Projekt-Kick-offs eignet, aber auch für die (Projekt)Teamentwicklung.
Autor(en): (aen)
Quelle: Training aktuell 09/03, September 2003
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