'Wie formuliere ich so, dass mein Fachwissen beim anderen ankommt?' Schwer lesbare Berichte haben weit reichende Folgen: Die Botschaft kommt nicht an, der Verfasser verschwendet Arbeitszeit und Energie im Kampf mit der richtigen Formulierung, der Leser quält sich mühselig durch kompliziertes Fach-Chinesisch und komplex aufgebaute Schachtelsätze. Wenn er das denn tut.
Häufig kapituliert er. Wenn sich die Arbeit und weitere Schriftstücke auf dem Schreibtisch türmen, können Berichte häufig nur grob überflogen werden. Sind Botschaften und Ergebnisse dann nicht klar herausgearbeitet, werden sie im schlimmsten Fall überlesen. Ein großer Teil der (Forschungs-) Arbeit und Kreativität des Mitarbeiters kommt nicht an. Frustrierend für alle Beteiligten, eine Energie- und Ressourcenverschwendung für das Unternehmen.
Einfache Hilfestellungen können hier schon fundamental bessere Ergebnisse erzielen. Wesentliche Bestandteile mehrseitiger Schriftstücke sind Aufbau und Struktur, dazu direkte Sätze in klarer Sprache.
Bevor der erste Satz auf das Papier gelangt, muss der Verfasser sich die Ausgangssituation des Lesers bewusst machen: Was will ich sagen? Wem will ich es sagen? Welchen Kenntnisstand hat der Empfänger? In welcher Situation befindet sich der Empfänger? Was soll der Empfänger mit der Information tun?
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