Die Ein-Satz-Vorbereitung

Neulich war ein Manager bei mir im Coaching, der sich über „unproduktive Gespräche“ mit seinen Teammitgliedern beklagte: „Oft werde ich um Einzelgespräche gebeten und stelle dann fest, dass es gar kein konkretes Anliegen gibt.“ So erzählte ihm etwa eine Mitarbeiterin lang und breit von den Schwierigkeiten mit einem Kunden. Aber von diesen wusste die Führungskraft bereits und hatte auch schon ihr Möglichstes getan. Dennoch verschlang das Gespräch 45 Minuten. Und ein anderes Mal wollte ein Mitarbeiter mit ihm über ein Problem mit einer anderen Abteilung sprechen: „Ich brauchte fast eine halbe Stunde, um herauszufinden, was genau er eigentlich von mir will – nämlich, dass ich mit dem Abteilungsleiter ein Gespräch über die Arbeitsverteilung führe. Er hat drauflosgeplaudert und kam einfach nicht zum Punkt.“

Wie lassen sich solche Gespräche effektiver gestalten? Das hängt davon ab, worum es eigentlich geht. Geht es wirklich um ein Sachthema oder steckt nicht doch etwas anderes dahinter? Was ist das eigentliche Anliegen? Gerade in Gesprächen mit Mitarbeitenden empfiehlt es sich, diese Frage immer mitzudenken. Im Fall der Mitarbeiterin etwa, die das bekannte Problem mit dem Kunden schilderte, ist es gut möglich, dass sie „nur“ unterstreichen wollte, dass sie mit großen Herausforderungen kämpft und sich dabei tapfer schlägt. Im Gespräch wäre es ihr dann vor allem darum gegangen, eine Beziehungsbotschaft zu vermitteln: „Ich möchte, dass du meine Bemühungen anerkennst und wertschätzt.“

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Der beste Weg, mit solchen „heimlichen“ Botschaften umzugehen, besteht darin, den Empfang durch aktives Zuhören zu quittieren. Im Beispielfall etwa so: „Ich sehe schon, dieser Kunde stellt dich vor große Herausforderungen, und du musst dich richtig reinknien, um brauchbare Ergebnisse zu erzielen.“ Wer merkt, dass die eigentliche Botschaft angekommen ist, hat sein Primärziel erreicht – und wird seinen Redefluss wahrscheinlich stoppen. Dagegen schwillt der Redefluss von Personen garantiert an, wenn sie das Gefühl haben, ihre Botschaft wird nicht verstanden oder gar bewusst ignoriert.

Und wenn es doch um die Sache geht? Dann bietet sich eine Methode an, die sich zur Vorbereitung von Coachingterminen bewährt hat. Sie besteht in einer kurzen, klaren Botschaft an den Gesprächspartner oder die Gesprächspartnerin: „Schreib mir vor unserem Termin bitte einen Satz, wie ich dir in unserem Gespräch am meisten helfen kann. Wirklich nur einen Satz. Wenn ich diesen Kern kenne, kann ich mich gut aufs Gespräch vorbereiten.“

Der Effekt ist verblüffend: Wer gezwungen ist, sein Anliegen schriftlich zu konzentrieren, schafft Ordnung in seinem Kopf – nicht während des Gespräches, sondern davor. Der mittlere Manager probierte die Methode aus und berichtete mir zwei Wochen später, seine Gespräche hätten sich enorm verbessert. Er wisse jetzt immer sofort, worum es geht. Und viele Dinge ließen sich in der halben Zeit klären. Dadurch sei er entspannter und könne auch auf heimliche Beziehungsbotschaften besser eingehen.

Diese Methode können Sie auch bei sich selbst anwenden: Wann immer Sie ein wichtiges Gespräch führen, halten Sie vorher schriftlich in einem einzigen Satz fest: „Was genau will ich erreichen?“ Ein solcher Kompass führt zu klareren und effektiveren Gesprächen.

A. Heeger

Der Autor: Martin Wehrle ist Karrierecoach und Coachausbilder mit eigener Akademie in Hamburg. Sein aktuelles Fachbuch heißt „Die 50 kreativsten Coaching-Ideen“. Kontakt: karriereberater-akademie.de