Management

Digitale Projektvorbereitung
Digitale Projektvorbereitung

Ready to start

In vielen Unternehmen machen sich Projektverantwortliche und -mitglieder erst dann Gedanken um die konkrete Umsetzung eines Projekts, wenn dieses bereits an den Start gegangen ist – ein Vorgehen, das in Zeiten der Corona-Pandemie besonders fatal sein kann. Doch es geht auch anders: Drei Werkzeuge helfen dabei, Teams rechtzeitig und remote auf geplante Projekte vorzubereiten.  

Preview

Zwischen Chaos und K.o.: Warum es wichtig ist, Projekte mit genügend Vorlauf anzugehen

Werkzeug 1 – „Day in a life of …“: Wie unterschiedliche Vorstellungen von einem Projekt in Einklang gebracht werden können und ein gemeinsames Zukunftsbild entwickelt werden kann

Werkzeug 2 – „Impact Check“: Wie sich ungeahnte Auswirkungen von Neuerungen erkennen und abschätzen lassen

Werkzeug 3 – „Project Products Canvas“: Wie konkrete Handlungsfelder mithilfe der Produktlogik definiert werden können


Cover managerSeminare 277 vom 23.03.2021Hier geht es zur gesamten Ausgabe managerSeminare 277

„Das Projekt ist ja noch gar nicht angelaufen.“, „Mit dem Thema haben wir uns noch nicht beschäftigt.“, „Damit setzen wir uns auseinander, wenn es so weit ist.“ Das sind nur einige der Argumente, die in Organisationen laut werden, wenn der offizielle Start eines Projekts noch in weiter Ferne liegt, sprich: erst in zwei bis drei Monaten stattfindet. Nicht selten passiert es dann, dass die Projektvorbereitung so lange aufgeschoben wird, bis der eigentliche Startschuss gefallen ist – eine Tatsache, die unter den derzeitigen Umständen äußerst fatal sein kann. Die Corona-Pandemie – bzw. genauer: die Planungsunsicherheit in den vergangenen Monaten, der fehlende Face-to-Face-Austausch und die Umstellung auf digitale Tools – hat nämlich dazu geführt, dass zahlreiche Projekte aufgeschoben wurden. Als Folge starten viele von ihnen, im schlimmsten Falle sogar alle gleichzeitig, im zweiten Halbjahr 2021.

Damit Projektverantwortliche und -mitarbeitende dann nicht von den zahlreichen To-dos – wie der Entwicklung gleich mehrerer verschiedener Projektvisionen sowie dem Planen diverser Prozessschritte – erschlagen werden, sollten sie jetzt schon mit der Initiierung der anstehenden Projekte anfangen. Das erspart allen Beteiligten nicht nur einen arbeitsintensiven und stressigen Sommer, sondern auch die Folgen unsauber aufgesetzter Projekte. Und diese sind oft nicht ohne: Zum Beispiel bleiben Projektziele nicht selten vage bis undefiniert, wodurch die Projektmitglieder dauerhaft in die falsche Richtung steuern. Oder es muss ständig nachgebessert bzw. sogar alles „zurück auf Los“ gesetzt werden, was die Stimmung und Motivation im Team deutlich senkt. Oftmals werden zudem Abhängigkeiten übersehen (oder verdrängt), die dem Team später auf die Füße fallen – etwa wenn andere Fachbereiche oder Führungskräfte nicht abgeholt werden und sich hinterher „einklagen“. Und last but not least werden auf diese Weise besonders leistungsbereite Mitarbeitende, die nicht davor zurückscheuen, neben ihrer Linientätigkeit vielfältige Projektaufgaben zu übernehmen, verschlissen.

Doch wie genau können diese unliebsamen Szenarien verhindert werden und Projektverantwortliche den derzeitigen Leerlauf nutzen, um die Projekte remote ordentlich vorzubereiten und zu durchdenken? Drei Werkzeuge liefern Antworten:

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