Schweigen als Problem bei der Projektplanung

Schweigen als Problem bei der Projektplanung

Für ein erfolgreiches Projektmanagement ist es wichtig, dass alle Informationen auf dem Tisch liegen – insbesondere in der Planungsphase! Denn werden hier Informationen zurückgehalten und deshalb Risiken nicht erkannt, so kann dies böse Auswirkungen auf den Projektverlauf haben.



Warum wichtige Hinweise manchmal nicht gegeben werden

Die Gründe für ein Schweigen in der Planungsphase können sehr vielfältig sein:
  • Aus Angst vor Sanktionen oder unliebsamen Emotionen traut sich niemand, auf drohende Risiken aufmerksam zu machen.
  • 'Heile Welt'-Kulturen sorgen dafür, dass Risiken nicht wahrgenommen werden.
  • Warnende Stimmen werden ignoriert, weil 'nicht sein kann, was nicht sein darf'.
  • Risiken werden heruntergespielt 'so schlimm wird das bestimmt nicht'. Diese Naivität oder Bequemlichkeit wird in aller Regel im Laufe des Projekts bestraft.
  • Ganz fatal wirkt sich eine resignative Stimmung aus – hier bemüht sich keiner mehr ernsthaft um die Sache.

Was kann die Projektleitung gegen das (Ver)Schweigen tun?

Damit Risiken nicht verschwiegen und offen benannt werden, kann die Projektleitung gezielt Maßnahmen treffen:

  • Eine vertrauensvolle Atmosphäre im Projektteam schaffen, in der Risiken ernstgenommen und bewertet werden können.
  • Erklären, dass sie das Projekt leitet, indem sie die Risiken bewertet und einplant. Und dass sie sich dazu mit den ursächlichen Risiken auseinandersetzen können muss.
  • Offiziell einen zwanglosen – und eventuell anonymen – Kommunikationskanal einrichten, über den schlechte Nachrichten zum Projekt bis in die höchsten Hierarchie-Ebenen gelangen können.
  • Alle Projektmitglieder ausdrücklich dazu verpflichten, auf Risiken hinzuweisen.
  • Hilfreich ist die Ernennung eines Risiko-Beauftragten, ein Teammitglied, das von der 'Das schaffen wir'-Haltung entbunden ist und zur Aufgabe hat, mögliche Risiken zu finden und zu melden.

 

Wie werden mögliche Risiken identifiziert?

Zentral zur Erkennung von Risiken ist immer die Frage:

  • „Was kann uns im Projekt auf dem Weg zum Ziel störend von außen ereilen oder 'überfallen' (auf das wir keinen Einfluss haben)?“

Alternativ kann dieses Worst-case-Szenario dazu dienen, Risiken zu erkennen:

  • „Welche Hindernisse von außen, auf die wir wirklich keinen Einfluss haben, können das Projekt schlimmstenfalls zum Stillstand bringen? Oder zum Abbruch führen?“


So schaffen Sie die besten Voraussetzungen für einen guten Projektablauf.

Mehr Informationen

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TK-Tipp vom 27.07.2021

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