Zu viele E-Mails für Dich

Kommunikationsfallen

E-Mail, Internet und Intranet – die elektronischen Medien sollen die Arbeit im Büro erleichtern. Tatsächlich versinken aber viele Manager in der Informationsflut, verzetteln sich in Details, können Wichtiges nicht von Unwichtigem trennen. managerSeminare zeigt, wie elektronische Medien effektiv genutzt werden können.

E-Mail, Internet und Intranet – die elektronischen Medien sollen die Arbeit im Büro erleichtern. Tatsächlich versinken aber viele Manager in der Informationsflut, verzetteln sich in Details, können Wichtiges nicht von Unwichtigem trennen. US-Psychologen sprechen in diesem Zusammenhang bereits von einem neuen Krankheitsbild des E-Mail-Zeitalters. Unter 'Fragmentaria' leiden Manager, die immer weniger in der Lage sind, unzusammenhängende Informationen aufzunehmen und zu verarbeiten. Statt dessen reagieren sie in immer kürzeren Abständen auf eine Vielzahl elektronisch übermittelter Teilinformationen.

Knackpunkt beim Umgang mit den elektronischen Kommunikationsmöglichkeiten ist die Fähigkeit bzw. Unfähigkeit der Betroffenen, mit den neuen Medien effektiv umzugehen. Während die einen auch alle unwichtigen Informationen horten und elektronische Post in Papierberge verwandeln, haben andere gar kein Informationsmanagement. 'Obwohl fast alle Daten über Märkte, Produkte und Wettbewerber im Unternehmen vorhanden sind, klagen Manager über Informationsdefizite', berichtet Bernhard Boeffgen, Partner bei der Unternehmensberatung Simon, Kucher & Partner in Bonn. Eine Technologie kann schließlich allenfalls so gut sein wie der Mensch, der sie benutzt.

Erste Hilfe versprechen einfache Regeln im Umgang mit Informationen. Die wichtigste lautet, sich von der Idee zu verabschieden, ständig erreichbar sein zu müssen. Statt auf jede einzelne E-Mail zu reagieren, empfehlen Experten, die elektronische Post im Block zu bearbeiten. Dafür sollte man sich mehrmals täglich möglichst feste Zeiten reservieren. Ebenso unerlässlich ist die Zielorientierung. 'Klopfen Sie jede eingehende Information sofort daraufhin ab, was sie für Ihre Aufgabenstellung bringt', rät Managementtrainer Dieter Heitsch aus Holzgerlingen. 'Keep it simple', ist seine Devise: 'Manager müssen ein kritisches Bewusstsein gegenüber Informationen entwickeln'. Vielen Führungskräften fehle einfach der nötige 'Mut zur Lücke'.

Extras:

• Info-Kasten: Das kleine 1x1 des e-Mail-Managements.
  
• Info-Kasten: e-Mail Programme effektiv nutzen.
  
• Seminartipp.

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