Abstimmen und Entscheiden ohne Zeitverlust

Kommunikation

Telefonkonferenzen erfreuen sich steigender Beliebtheit: schnell organisiert, flexible Teilnehmerzahlen, geringer Zeit- und Kostenaufwand. Das Gelingen einer Telefonkonferenz ist deshalb noch lange nicht gewährleistet. 15 konkrete Tipps helfen, dass bei Beendigung des Gesprächs alle Teilnehmer zu Wort gekommen sind.

Sonntagnachmittag, Krisensitzung in der chemischen Industrie: nachdem vor knapp drei Stunden ein Brand in einer Lagerhalle mit chemischen Zwischenprodukten ausgebrochen ist, will das Unternehmen die Medien mit einer ausführlichen Presseerklärung bedienen. Schnelligkeit ist wichtig, die Journalisten sollen über den aktuellen Stand und erste Hintergründe informiert werden.

Über Telefon verbunden sind der Werksleiter vor Ort in Norddeutschland, der Konzernchef in Frankfurt und Matthias Willig, Krisenberater im rheinischen Leichlingen.
15 Minuten dauert diese Telefonkonferenz und dann ist die letzte Fassung der Presseerklärung vereinbart. Matthias Willig, langjähriger Krisenmanager bei der Bayer AG und Berater großer Unternehmen der chemischen Industrie schätzt die besonderen Vorteile -einer Telefonkonferenz in derartigen Situationen: 'Eine Ringleitung ist schnell geschaltet und die wichtigen Leute können sich fast ohne Zeitverlust abstimmen.

Ob es sich um Presseerklärungen handelt, um allerneueste Produktinformationen oder um die Verhandlung dringender weiterer Maßnahmen - Telefonkonferenzen sind in der Krisenkommunikation mittlerweile unverzichtbar.' Ähnlich sieht das auch Sabine Graumann, Leiterin des Bereichs Information und Dokumentation der NFO World-Group in München: 'Unbestritten ist, dass Telefonbesprechungen sehr kostengünstig ausfallen. Der technische Aufwand ist geringer als bei Videokonferenzen und die eingesparten Reisekosten und -zeiten können sich sehen lassen. Für mich ist die Tatsache besonders wichtig, dass ich unsere Kollegen in London, Frankreich und Spanien regelmäßig und gleichzeitig direkt ansprechen kann. Ich muss nicht mit jedem getrennt die Bedingungen einer neuen Software für die Datenrecherche verhandeln. Und Entscheidungen können schnell herbeigeführt werden...”