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Akten ad acta

Digitale Personalverwaltung

Weg von der administrativen Personalverwaltung, hin zum strategischen Personalmanagement – so heißt es in immer mehr mittelständischen Unternehmen. Technologische Basis für das Ziel: die digitale Personalakte. Als zentraler Dokumenten- und Informationsspeicher in der Personalabteilung lassen sich mit ihr HR-Prozesse vereinfachen und optimieren. manage_HR zeigt Ansätze von Unternehmen.

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Drei Vierteln aller deutschen Unternehmen mangelt es an Fachkräften. Dies hat der Deutsche Industrie- und Handelskammertag im August 2010 in einer Umfrage unter 1.600 Unternehmen herausgefunden – und rief zum schnellen Gegensteuern auf. Einen Ansatzpunkt will Thomas Rick, Geschäftsführer des Düsseldorfer IT-Beratungshauses Behrens und Schuleit GmbH, erkannt haben. Insbesondere mittelständische Unternehmen provozieren seiner Meinung nach den Fachkräftemangel teils selbst. Ihre Mitarbeiter seien zu sehr mit unproduktiven Tätigkeiten wie Informationssuche in Papierunterlagen beschäftigt. Die Lösung: Inselsysteme und analoge Archivierung abschaffen und stattdessen auf digitale Akten setzen. So kann der Aufwand für die Informationssuche gesenkt werden – und die Unternehmen haben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.

Dies gilt vor allem in den Personalabteilungen der Unternehmen, wo die Vorteile digitaler Aktenhaltung weitgehend bekannt sind: Abbau von Aktenschränken und großflächigen Archiven, Wegfall von Wege- und Suchzeiten beim Zugriff auf Personalunterlagen, paralleler, standortunabhängiger Zugriff und somit insgesamt eine schnellere Bearbeitung der Vorgänge.

'Komplexe HR-Vorgänge lassen sich mit einer digitalen Personalakte in wesentlich kürzerer Zeit bearbeiten als mit Papierdokumenten. Denn die digitale Akte ist niemals ausgeliehen und kann in Sekundenschnelle an den nächsten Sachbearbeiter weitergeleitet werden – wo auch immer dieser seinen Arbeitsplatz hat', bringt es Dr. Oliver Hüfner auf den Punkt. Er ist Teamleiter SAP Records Management bei der Hamburger nextevolution AG, die ihre Lösung nextPCM Personnel Records vor allem an Unternehmen mit SAP HR als Personalverwaltungssystem vertreibt.

Extras:

  • Marktübersicht: Die bekanntesten Lösungen für die Digitale Personalakte

Frank Zscheile
Quelle: manage_HR 01/11, Februar 2011, Seite 24 - 29
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