Und was passiert jetzt?

Follow up von Open Space

Drei Tage Begeisterung, Elan und Ideen im Open Space – am vierten Tag der alte Trott in der Firma? Kommt es so, hat die Open Space-Konferenz ihren Zweck verfehlt, betont Dr. Matthias zur Bonsen. Der Moderator schildert, was zu tun ist, damit Visionen und Pläne, die Mitarbeiter in der Veranstaltung entworfen haben, im Unternehmen weiterentwickelt und umgesetzt werden können.

Stimmen die Rahmenbedingungen, ist es vergleichsweise einfach, eine Open Space-Konferenz durchzuführen. Doch setzt sich das Engagement der Teilnehmer auch später noch im Unternehmen fort? Nicht, wenn sie sich nicht legitimiert fühlen, die im Open Space erarbeiteten Ansätze umzusetzen, sondern die Ablehnung ihrer Kollegen oder Vorgesetzten befürchten müssen.

Eine wesentliche Aufgabe des Open Space-Moderators besteht darin, den Auftraggebern diesen Punkt bereits vor der Konferenz deutlich zu machen. Das Management muss die Mitarbeiter ermutigen, ihre Ideen tatsächlich anzupacken – und das tut es am besten mit einigen motivierenden Statements am Ende der Konferenz.

Die erste Aktivität nach der Open Space-Konferenz ist die idealerweise am nächsten Tag stattfindende Nachlese mit den Verantwortlichen aus dem Unternehmen, die die Konferenz anberaumt und miterlebt haben. Hier reflektieren die Teilnehmer u.a. die Ergebnisse des Treffens und überlegen, wie sie sie umsetzen können.

Etwa drei Wochen nach der Nachlese gilt es, die Mitarbeiter auf die – meist komplexen, da abteilungsübergreifenden – Projekte einzustimmen, mit denen die Pläne aus den Open Space-Workshops umzusetzen sind. Zu diesem Zweck kommen etwa drei Wochen nach der Open Space-Konferenz aus jeder Workshop-Gruppe ein bis zwei 'Treiber' für einen Tag mit dem Moderator zusammen: Gemeinsam erarbeiten sie jeweils einen groben Plan zur Gestaltung und Durchführung ihres Projekts. Das Ergebnis wird eine Woche später der Geschäftsleitung in einem 'Kick-off' vorgestellt.

Schließlich können die Gruppen anfangen zu arbeiten – möglichst unterstützt durch eine Steuergruppe, die sich aus den Leitern der Projektteams und einem Geschäftsführer zusammensetzt, die Gruppen untereinander vernetzt, weitere Freiwillige rekrutiert und sich in regelmäßigen Abständen trifft, um etwaige Probleme zu besprechen. Das Finale des Follow-up bildet ein großes Review-Meeting oder eine weitere Open Space-Konferenz, zu deren Beginn – günstigerweise am Vorabend – die Ergebnisse der vergangenen dargestellt werden.

Ob sich das Unternehmen zu einer Open Space-Organisation entwickeln will oder nur einen bestimmten, eng umrissenen Veränderungsprozess plant: Stets kann die Konferenz für sich allein nur einen Anstoß in die gewünschte Richtung geben. Die nachfolgenden Maßnahmen, die Einstellung der Geschäftsführer und die Unterstützung der Projektgruppen entscheiden, ob die von der Konferenz ausgelösten Impulse auf fruchtbaren Boden fallen. Und der Moderator trägt viel dazu bei, dass der Boden bestellt wird.

Extras:

• Tipp-Kasten: Grünes Licht für Projekte geben. Beispielhafte Abschlussworte einer Open Space-Konferenz.
  
• Info-Kasten: Sechs Maßnahmen, um Konferenzziele im Follow-up zu sichern.
  
• Info-Kasten: Aufgaben der Steuergruppe.

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