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Die Mitarbeiter machen lassen

Employee-Self-Service

Wer glaubt, Mitarbeiterselbstverwaltung lohnt sich nur für Großunternehmen, irrt: Employee-Self-Service (ESS) ist keineswegs abhängig von der Firmengröße. Auch kleine und mittelständische Unternehmen können damit Zeit und Geld sparen – vorausgesetzt, sie bereiten das Projekt Selbstverwaltung gut vor. manage_HR zeigt, worauf es bei einer erfolgreichen Einführung von ESS ankommt.

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Urlaubszeit, Antragszeit – das galt früher auch bei Möbel Martin. Mitarbeiter des Möbel-Einzelhandelsunternehmens, die sich in die Ferien verabschieden wollten, mussten rechtzeitig beim Mitarbeiterservice einen Urlaubsantrag einreichen und warten, bis die jeweilige Führungskraft ihr Okay gab. Der Vorgesetzte prüfte, wer zur gleichen Zeit in der Abteilung noch in den Urlaub gehen wollte, damit auch in der Ferienzeit eine Mindestbesetzung gegeben war – ein Verfahren, das viel Aufwand und Papier produzierte. 'Manche Abteilungen haben ihren Urlaubsplan ausgedruckt und an die Wand gehängt', berichtet Petra Eichhorn-Rau, Leiterin Mitarbeiter-Service bei der Einrichtungskette, die ihren Hauptsitz in Saarbrücken hat. Hinzu kam, dass viele Angestellte bei den Personalverantwortlichen anriefen, um den Stand ihres Urlaubskontos abzufragen.

Heute gehören solche Zeitfresser bei Möbel Martin der Vergangenheit an. Das mittelständische Unternehmen hat die papierlose Verwaltung von Urlaubs- und Arbeitszeit eingeführt. Kernstück ist eine Software zum Employee-Self-Service (ESS) des Herstellers ATOSS. Sie ermöglicht den Mitarbeitern, sich über Bildschirmmasken selbst zu verwalten. Das heißt: Arbeiten, die bisher die Personalabteilung übernahm, erledigen nun die Mitarbeiter über ein Internetportal.

Extras:

  • Komplexität, unterschätzter IT-Aufwand ... – Fallstricke bei der Einführung von ESS
  • Marktübersicht: 19 Programme zur Selbstverwaltung (ESS) im Überblick

Constantin Gillies
Quelle: manage_HR 04/09, November 2009, Seite 22 - 29
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