Die Daten der Mitarbeiter ins System bringen

Digitale Personalakte

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen macht vor dem Personalbereich nicht halt: Die digitale Personalakte kommt, auch im Mittelstand. Warum das Scannen und zentrale Ablegen von Akten so beliebt ist, und was bei der Suche nach Scandienstleistern und Dokumentenmanagement-Software zu beachten ist.

Wussten Sie, dass bei konventioneller Aktenhaltung etwa 15 Prozent der Arbeitszeit für das Suchen der gewünschten Informationen verloren gehen und dass circa drei Prozent aller Akten abhanden kommen? Wie oft werden Belege falsch abgelegt? Wie oft ist eine Akte nicht griffbereit? Beim Kollegen in der anderen Abteilung? Gerade nicht auffindbar? ...

Vor diesem Hintergrund hat es Sinn, Akten in digitaler Form zentral auf einem Server abzulegen. Der Vorteil: Das lästige Suchen hat ein Ende und jeder, der dazu berechtigt ist, kann auf die gewünschten Daten zugreifen. Wartezeiten durch entliehene Akten oder Kopiervorgänge fallen weg, und der Personaler gewinnt Zeit für andere Aufgaben. Laut Dokumentenmanagement-Experte Jürgen Gulbins, der mehrere Bücher zum Thema 'Digitale Personalakte' geschrieben hat, lassen sich Zugriffs-, Ablage-, Transport- und Suchzeiten durch eine Digitalisierung und zentrale Ablage um 50 bis 95 Prozent verkürzen.

Zudem schafft die Digitalisierung der Akten Platz. Die meisten Personalakten – ausgenommen sind Versicherungspolicen, Ausbildungsverträge und Pfändungsunterlagen – können nach dem Einscannen, der Qualitätskontrolle und einem Backup der digitalen Daten als Papierbelege vernichtet werden.

Laut Petra Greiffenhagen, Beraterin in Sachen Dokumentenmanagement und Vorsitzende des Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI), denken immer mehr Firmen über die Einführung einer elektronischen Personalakte nach. 'Dieser Trend trifft nicht nur auf die großen Unternehmen zu, sondern auch auf den Mittelstand, da Systeme zur Verwaltung elektronischer Akten mittlerweile bezahlbar geworden sind', sagt sie.


Extras:

• Übersicht: Was Sie bei der Einführung der Digitalen Personalakte beachten müssen
• Checkliste: Inhalt und Aufbau einer Personalakte