Zeitsparen beim Posteingang

Wer nicht täglich unter neuen Papierlawinen begraben werden will, muss lernen effektiv und systematisch mit Posteingang und Informationen umzugehen. Ein paar wenige Regeln und Checklisten helfen bei der schnellen Postbearbeitung.

Die tägliche Papierlawine bewältigen

Situation

Es ist 8.30 Uhr am Morgen. Sie sitzen in Ihrem Büro und wollen die Eingangspost erledigen. Vor Ihnen liegen Papierstapel, die fast den ganzen Schreibtisch bedecken. Sie nehmen den ersten Brief zur Hand. Es ist eine Einladung zu einer Eröffnungsfeier bei einem Geschäftspartner.

Sie lesen diesen Brief und legen ihn wieder aus der Hand als das Telefon klingelt. Ihre Mitarbeiterin meldet sich krank. Nachdem Sie die Vertretung der Kollegin im Büro organisiert haben, nehmen Sie die Einladung zur Eröffnungsfeier wieder zur Hand und lesen den Brief erneut. Während Sie überlegen, ob Sie den Termin wahrnehmen können, fällt Ihr Blick auf das Reklamationsschreiben von Frau R., das auf der linken Seite Ihres Schreibtisches liegt. Sie haben mit Ihr einen Termin für heute nachmittag vereinbart. In Gedanken sind Sie bereits bei dem Gespräch mit Frau R. Einige Argumente fallen Ihnen sofort ein. Sie schreiben diese auf einen Zettel und legen ihn zu dem Reklamationsschreiben.

Mit einem Blick auf die Uhr stellen Sie fest, dass es bereits 9.30 Uhr ist. Mit Ihrer Eingangspost sind Sie jedoch noch keinen Schritt weiter gekommen. Das Einladungsschreiben zur Eröffnungsfeier liegt drohend vor Ihnen.

So können Sie innerhalb kürzester Zeit Ihre Eingangspost bearbeiten

Schaffen Sie sich für die Postbearbeitung eine störungsfreie Zeit. Übertragen Sie den Telefondienst während dieser Zeit an einen Mitarbeiter oder wechseln sich dabei mit Kollegen ab. Achten Sie darauf, dass Sie Ihren Schreibtisch möglichst frei haben.

Vorbereitung

Sie öffnen die Post, lesen und beurteilen sie und bilden für alle Schriftstücke 4 Stapel: wegwerfen, delegieren, bearbeiten und ablegen.

1. Stapel 'wegwerfen'
   Ihr Papierkorb ist das beste Hilfsmittel, um Ihre Papierlawine einzudämmen. Deshalb sollten Sie einen schönen großen Papierkorb direkt neben Ihrem Schreibtisch stehen haben.

   Was kann ich wegwerfen? - Sie sollten alles wegwerfen, was Sie sich jederzeit wieder besorgen können. Dazu zählen u.a. Kataloge, Broschüren und Zeitschriften. In der Praxis werden Sie merken, dass Sie in den seltensten Fällen eine Information noch einmal benötigen. Einladungen zu Veranstaltungen, an denen Sie nicht teilnehmen werden, sind für Sie nicht mehr interessant oder von so geringem Wert, dass Sie diese gleich wegwerfen sollten.
   
   Sie bekommen täglich viele Informationen innerhalb Ihres Unternehmens oder von Geschäftspartnern und Bekannten 'zur Kenntnisnahme' (z.B. einen Zeitungsartikel über ein neues Produkt oder über den Firmenwechsel eines Bekannten). Sobald Sie von dieser Information Kenntnis genommen haben, können Sie das Papier in den Papierkorb werfen.
   
   Tipp: Werfen Sie alles weg, was Sie sich jederzeit wieder beschaffen können.
   
   

2. Stapel 'delegieren'
   Es gibt viele Vorgänge, die Sie nicht selbst bearbeiten müssen, obwohl das Schreiben direkt an Sie adressiert wurde.
   
   Tipp: Delegieren Sie diese Erledigungen mit einem kurzem Vermerk, was zu tun ist!
   
   
3. Stapel 'bearbeiten'
   Für diesen Stapel legen Sie sich einen Aufgabenkorb an. Dort hinein gehören Eingangspost, Telefonnotizen und sonstige Notizzettel. Der Inhalt sollte immer überschaubar sein und jeden Morgen als erstes durchgesehen werden. Sollte der Korb einmal überquellen, ist das ein Warnsignal für 'Ablage von unklaren bzw. unerledigten Vorgängen'. Im Klartext heißt das: 'Sie haben bei einigen Schriftstücken keine Entscheidung getroffen, was Sie damit als nächstes tun werden.' Das bedeutet: Sie müssen den übervollen Aufgabenkorb so behandeln wie Eingangspost. Alle Schriftstücke werden wieder den Häufchen zugeordnet. Erinnern Sie sich: Stapel 1 'wegwerfen', Stapel 2 'delegieren', Stapel 3 'bearbeiten' und Stapel 4 'ablegen'.
   
   Tipp: Halten Sie den Schriftgutbestand in Ihrem Aufgabenkorb so gering, dass Sie alle darin enthaltenen Aktivitäten jeden Morgen als erstes schnell überschauen können.
   
   
4. Stapel 'ablegen'
   Alle Schriftstücke, die Sie jetzt noch übrig behalten haben, gehören in die Ablage. Ein Ablagekorb zum Sammeln ist sinnvoll. Sorgen Sie dafür, dass dieser Aufbewahrungsbehälter regelmäßig geleert wird und alle Schriftstücke in die Ablage kommen.
   
   Tipp: Ablagekörbe verführen dazu, Schriftstücke hineinzulegen. Benutzen Sie Ihren Ablagekorb konsequent nur für die vorübergehende Aufbewahrung von erledigten Vorgängen.
   
   
5. Ist eine Wiedervorlage sinnvoll oder sollte alles gleich erledigt werden?
   Wenn Sie Ihre Stapel gebildet haben, werden Sie sich sicher die Frage stellen: 'Was mache ich mit den Vorgängen, die im Aufgabenkorb liegen?' Grundsätzlich gilt: Alle Arbeiten, für deren Erledigung Sie nicht mehr als 4 Minuten brauchen, führen Sie am besten sofort aus. Die restlichen Arbeiten werden in eine Wiedervorlage abgelegt. Die Wiedervorlage ist das 'Gedächtnis' Ihrer Arbeitsplanung und ist daher so sorgfältig zu führen, dass Sie wichtige Unterlagen termingerecht zur Hand haben.

Checkliste Posteingang

1. Bestellen Sie alle unerwünschten Informationen ab.
   
   
2. Benutzen Sie Ihren Papierkorb als wichtiges Ablagemittel.
   
   
3. Neue Kataloge sortieren Sie gleich in ihren Ablagebehälter ein.
   
   
4. Alte Kataloge werfen Sie gleichzeitig weg.
   
   
5. Legen Sie nicht mehrfach ab, sondern nur einmal. Richten Sie in den übrigen Schriftgutbehältern Querverweise für die Ablagestelle an.
   
   
6. Entrümpeln Sie möglichst überquellende Ordner, anstatt sie zu teilen.
   
   
7. Sollten Sie Loseblatt-Hängemappen benutzen: Bewahren Sie maximal 50 Blatt ohne Untergliederung in einer Mappe auf.
   
   
8. Speichern Sie wichtige Informationen in einer Datenbank im PC. Sie brauchen dann keine Details in Papierform aufheben.
   
   
9. Werfen Sie mehr weg. Die meisten Unterlagen sind jederzeit wieder beschaffbar.
   
   
10. Als Erinnerungsschreiben reicht es, wenn Sie das ursprüngliche Schreiben benutzen. Setzen Sie nur das neue Datum ein und faxen dieses Dokument erneut an den Empfänger.

Wiedervorlage zum Wiedervorfinden einsetzen

Situation

Herr Schmidt ruft seine Kollegin, Frau Müller, im Büro an. Er meldet sich krank. Frau Müller setzt sich an seinen Schreibtisch. Wie sieht es da aus? Stapel von Akten. Dazwischen schauen Schriftstücke heraus. Rechts und links auf dem Schreibtisch stehen Türme von randvollen Ablagekörben. Viele Papiere haben die gesamte Arbeitsfläche überflutet. Das Telefon ist gerade noch erreichbar. Was ist, wenn Kunden anrufen und Fragen haben? Wie und wo soll Frau Müller die Unterlagen suchen?

Alle Vorgänge, die nicht sofort bearbeitet werden, gehören in die Wiedervorlage. Mit dieser Arbeitstechnik bekommen Sie alle wichtigen Unterlagen termingerecht wieder in die Hand.

Was gehört in die Wiedervorlage?

• Sie haben ein Angebot angefordert und warten auf Antwort.
• Sie sammeln die Kassenbelege für die Buchhaltung.
• Sie sind zu einer Fachmesse im Oktober eingeladen.
• Sie tragen alle Punkte und Unterlagen für die wöchentliche Dienstbesprechung zusammen.

Tipp: Alle Aktivitäten, die Sie nicht sofort erledigen, sind schwebende Vorgänge und gehören in die Wiedervorlage.

Es gibt verschiedene Arten von Wiedervorlage-Systemen. Die Wiedervorlage-Mappe, die Hängeregistratur, der PC, der Organizer und das Handy.

1. Die Wiedervorlage-Mappe. Diese Mappe ist mit 12 bzw. 31 Fächern ausgestattet. Je nach Dokumentenaufkommen wählen Sie die 12er-Teilung für Monate oder die 31er-Teilung für Tage. Das Fassungsvermögen ist begrenzt. Die Mappe 'wächst' nicht mit. Umfangreiche Unterlagen finden keinen Platz darin.
   
   
2. Wiedervorlage mit der Hängeregistratur. Die Hängeregistratur besteht aus 12 bzw. 31 Hängetaschen – für jeden Monat bzw. Tag eine Tasche. Sie werfen Ihre Unterlagen ungelocht in die Tasche hinein, in der Sie den Vorgang bearbeiten möchten. Mehrseitige Vorgänge fassen Sie in Klarsichthüllen zusammen. Die Vorteile sind: schnelle Ablage, rasches Wiederfinden, umfangreiche Unterlagen passen hinein.
   
   
3. Wiedervorlage mit dem PC. Sie sitzen überwiegend an Ihrem PC im Büro - dann können Sie Ihre Wiedervorlage am PC verwalten. Mit gängiger Zeitplan-Software (z. B. Microsoft Outlook) ist das kein Problem. Notieren Sie Ihre Aufgaben am PC. Geben Sie das Erledigungsdatum an. Und notieren Sie sich, an welchem Platz Sie den Vorgang abgelegt haben. Am Fälligkeitstag erinnert Ihr PC Sie automatisch an Ihre Aktivitäten und gibt den Aufbewahrungsort an.
   
   
4. Wiedervorlage mit dem Organizer. Sie sind Unternehmer und viel unterwegs? Dann ist der Organizer genau richtig für Sie. In einen Kleinst-Computer zum Mitnehmen können Sie Ihre Aufgaben schnell eintragen. Der Winzling lässt sich leicht bedienen. Dank der eingebauten Uhr erinnert er Sie rechtzeitig an Ihre Aufgaben und Termine. Der Datenaustausch mit Ihrem PC ist problemlos. Alle Daten lassen sich einfach hinüberschieben.
   
   
5. Wiedervorlage mit dem Handy. Täglich erhalten Sie viele nützliche Informationen. Wo speichern Sie diese, wenn Sie gerade unterwegs sind? Eine einfache Lösung bietet das Handy mit der Terminfunktion. Sie geben Ihre Idee oder Aufgabe über das Menü als kurze Textnotiz ein. An dem gewünschten Termin werden Sie automatisch an die Erledigung erinnert.

So funktioniert das Wiedervorlage-System
Sie legen den Vorgang unter das Datum, an dem Sie mit der Bearbeitung beginnen möchten. Bei einem PC, Organizer oder Handy speichern Sie die Aufgabe unter dem Datum ab. Beispiel: Sie haben eine Einladung zu der Eröffnungsfeier Ihres Kunden am 4. April bekommen. Die Einladung wird unter dem 20. März abgelegt oder gespeichert. Sie haben dann genügend Zeit, ein passendes Geschenk zu suchen. Ist der Vorgang zu dick? Dann legen Sie ein Hinweisblatt in Ihre Wiedervorlage.
Auf dem Bearbeitungszettel vermerken Sie:

• das Datum, an dem der Vorgang wieder bearbeitet werden soll
• ein kurzes Stichwort, was zu tun ist
• den Ablageort des Originalvorgangs.

Tipp: Bei umfangreichen Vorgängen legen Sie einen Bearbeitungszettel als Deckblatt an. Sie sehen gleich, was Sie mit dem Vorgang als nächstes tun wollen.

Checkliste Wiedervorlage

1. Entlasten Sie Ihren Schreibtisch – und damit auch Ihren Kopf – von Ballast.
   
   
2. Legen Sie Vorgänge, die Sie nicht sofort bearbeiten, in die Wiedervorlage.
   
   
3. Wählen Sie zwischen verschiedenen Wiedervorlage-Systemen: Wiedervorlage-Mappe, Hängeregistratur, PC, Organizer oder Handy.
   
   
4. Benutzen Sie Wiedervorlage-Mappen, wenn Sie wenige Schriftstücke aufbewahren wollen.
   
   
5. Gebrauchen Sie die Hängeregistratur bei vielen umfangreichen Akten.
   
   
6. Wenn Sie überwiegend im Büro sind: Verwenden Sie den PC mit einer Zeitplan-Software.
   
   
7. Wenn Sie viel unterwegs sind: Benutzen Sie den Organizer.
   
   
8. Nutzen Sie Ihr Handy für kurze Notizen oder gute Ideen. Lassen Sie sich an einem bestimmten Termin wieder daran erinnern!

Quelle

Tipps und Checklisten von
Büro- und Managementservice Brigitte Jahn
Sachsenweg 10
91325 Adelsdorf
Tel. 0 91 95 / 46 15
Fax 0 91 95 / 74 18

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