Teamsitzungen effektiv steuern durch Moderation

Sitzungen, Besprechungen oder auch Workshops verlaufen oft im Durcheinander und lassen greifbare Ergebnisse vermissen. Dies liegt meist an der mangelnden Fähigkeit von Führungskräften, solche solche Meetings effektiv zu leiten. Eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen, bietet die Moderation.

Zehn Verhaltensregeln für Moderatoren

Der Moderator…

1. stellt seine eigenen Ziele, Wertungen und Meinungen zurück. Er bewertet weder Meinungsäußerungen noch Verhaltensweisen. Inhaltlich gibt es für ihn kein 'richtig' und kein 'falsch'. Er konkurriert nicht mit den Teilnehmern um Sachfragen.
   
   
2. nimmt alle Teilnehmer ernst, zeigt allen gegenüber die gleiche Wertschätzung, bevorzugt oder benachteiligt niemanden. Bei der Bearbeitung von Konflikten vermeidet er es, Partei zu ergreifen.
   
   
3. achtet darauf, dass alle ihre Meinungen, Ideen und Ansichten vertreten können. Er sorgt dafür, dass auch die Ruhigen und Schweigsamen Gelegenheit bekommen, am Arbeitsprozess aktiv teilzunehmen.
   
   
4. hat ständig das Ziel der Sitzung oder einzelner Phasen im Auge und signalisiert der Gruppe Abweichungen vom Weg zur Zielerreichung.
   
   
5. ermutigt die Gruppe, Regeln für einen fruchtbaren Umgang miteinander zu vereinbaren.
   
   
6. versucht, der Gruppe ihr Verhalten bewusst zu machen, so dass die Mitglieder mit Störungen und Konflikten angemessen umgehen können.
   
   
7. nimmt eine fragende Haltung ein. Durch Fragen öffnet und aktiviert er die Gruppe für den Gedankenaustausch untereinander.
   
   
8. hört überwiegend zu und spricht selbst wenig. Er versucht, den Austausch zwischen den Gruppenteilnehmern zu unterstützen. Dabei stellt er nicht sich selbst in den Mittelpunkt, sondern die Kompetenz der Teilnehmer, das Thema und das Ziel.
   
   
9. wiederholt für die Teilnehmer Äußerungen, Themen, Meinungen der Gruppe, und zwar immer dann, wenn er dadurch den Arbeitsprozess erleichtern, transparent machen oder vorantreiben kann.
   
   
10. visualisiert, visualisiert, visualisiert.

Tipps zum Einsatz von Methoden

Wer während einer moderierten Sitzung mit einem bestimmten Verfahren arbeiten möchte – beispielsweise mittels Karten Lösungsvorschläge sammeln –sollte die Teilnehmer sorgfältig vorbereiten und systematisch in das Verfahren einführen:

• Begründen Sie, warum ein bestimmtes Verfahren durchgeführt werden soll. Das erhöht die Akzeptanz für’s Mitmachen.
  
  
• Stellen Sie das Ziel des Verfahrens vor. So weiß jeder, in welche Richtung seine Mitarbeit gehen soll.
  
  
• Erklären Sie den Ablauf des Verfahrens, seine einzelnen Schritte, Zeiten für die Durchführung und besondere Regeln. Dann können nachher alle am selben Strang ziehen.
  
  
• Formulieren Sie die konkrete Arbeitsaufgabe und stellen Sie darauf eine konkrete Arbeitsfrage, auf die hin die Teilnehmer Ideen sammeln, Lösungen überlegen, etc.
  
  
• Sichern Sie das Verständnis bei den Teilnehmern – beispielsweise: 'Welche Fragen gibt es im Augenblick noch?'

Welche Arbeitsprozesse visualisiert werden sollten

Ein moderierter Arbeitsprozess ist immer auch ein visualisierter Arbeitsprozess. Faustregel: Besser mehr visualisieren als weniger.

Sichtbar festzuhalten sind…

• Zielformulierungen, Vorgehensweisen, Spielregeln, Arbeitsfragen,
  
• Teil-, Zwischen- oder Endergebnisse - dies gilt auch für die Kleingruppenarbeit,
  
• offene Fragen, Konfliktpunkte,
  
• Vorschläge, über die entschieden werden soll, besonders wenn es mehr als drei sind und das Bearbeiten im Kopf nur noch mühsam gelingen kann,
  
• die Sammlung von Meinungen, Ideen, Standpunkten, Lösungsvorschlägen, die für das weitere Vorgehen von Bedeutung sind,
  
• Maßnahmen, Vorhaben, Pläne für die Zeit nach der Moderation,
  
• alles, was aus Sicht der Gruppe oder des Moderators schriftlich oder bildlich festgehalten werden muss, weil es für die Zielerreichung und den Gruppenarbeitsprozess von Nutzen sein kann.

20 Hilfen für einen Moderationsplan

Ohne Vorbereitung keine gelungene Moderation. Welche Punkte muss der Moderator im Vorfeld beachten? Welche Fragen muss er für sich klären, um einen funktionierenden Moderationsfahrplan zu erstellen?

Vorbereitung auf die Einleitung

• Wie begrüße ich die Teilnehmer?
  
• Wie stelle ich Anlass und Hintergrund der Sitzung dar?
  
• Wie erläutere ich den Teilnehmern die Besonderheiten einer moderierten Sitzung?
  
• Wie stelle ich das Ziel (oder die einzelnen Teilziele) der Sitzung dar?
  
• Wie unterstütze ich die Gruppe bei der Zielfindung und -formulierung?
  
• Wie erfasse ich die Erwartungen der Teilnehmer an die moderierte Sitzung?
  
• Wie gleiche ich die Erwartungen mit dem Ziel der Veranstaltung ab?
  
• Wie erfasse ich die Stimmungen in der Arbeitsgruppe und erreiche, dass mögliche Störungen vor dem Einstieg in die Arbeit geäußert, gegebenenfalls bearbeitet oder geparkt werden?
  
• Welche Spielregeln für den Umgang miteinander möchte ich anbieten und mit der Gruppe vereinbaren?
  
• Wie stelle ich den von mir gedachten Ablauf und den Zeitrahmen der gesamten Sitzung vor?

• Welche Arbeitsschritte biete ich der Gruppe zur Bearbeitung des ersten Teilziels an?
  
• Welche Moderationsverfahren schlage ich der Gruppe für die Bearbeitung der einzelnen Arbeitsschritte vor?
  
• Wie lauten die konkreten Arbeitsfragen und spezifischen Ziele für die einzelnen Arbeitsschritte, die ich anbieten werde?
  
• Wie visualisiere ich Ziele, Spielregeln und Arbeitsfragen der verschiedenen Moderationsverfahren?
  
• Wie organisiere ich die Ergebnissicherung einzelner Arbeitsschritte?
  
• Wie viel Zeit benötigt die Gruppe erfahrungsgemäß für die einzelnen Schritte?

• Wie gestalte ich den Aktionsplan/Maßnahmenplan für das weitere Vorgehen im Anschluss an die Sitzung?
  
• Mit welchem Verfahren und welcher Fragestellung biete ich der Gruppe eine Stimmungsabfrage nach Beendigung der inhaltlichen Arbeit an?
  
• Wie gestalte ich den Abgleich der Erwartungen der Teilnehmer zu Beginn der Sitzung mit den erzielten Ergebnissen?
  
• Wie verabschiede ich mich von der Gruppe?

Ausbildungen zum Moderator

Wer sich für ein Moderationstraining interessiert, fndet hier neben einer Übersicht von Programminhalten eine Auswahl von Moderationsschmieden.