Marktübersicht: Seminarverwaltungssoftware

Wie viele Routinetätigkeiten im Umfeld eines Seminars erledigt und organisiert sein wollen, merkt man meist erst, wenn man mitten in dieser Aufgabe steckt. Der operative Aufwand für die Vor- und Nachbereitung einer Weiterbildungsmaßnahme ist erheblich. Ab einer gewissen Unternehmensgröße und Anzahl zu organisierender Weiterbildungsveranstaltungen lohnt sich daher für viele Unternehmen die Anschaffung einer Software für das Seminarmanagement. Welche Programme der Markt bietet, hat managerSeminare für Sie untersucht.

Was bieten Seminarmanagement-Programme?

Standardprogramme zur Seminarverwaltung haben inzwischen eine hohe Funktionalität erreicht und sind daher in fast allen Fällen unternehmensspezifischen Eigenentwicklungen vorzuziehen. Zahlreiche Programmpakete erlauben es durch ihren modularen Aufbau, jene Komponenten bzw. Programmteile auszublenden, die der Anwender nicht benötigt. Zudem ist fast immer auch eine individuelle Anpassung an unternehmensspezifische Gegebenheiten möglich - bis hin zu einer Anpassung der Benutzeroberfläche an die Corporate Identity des Unternehmens.

Die verschiedenen Softwareprogramme für das Seminarmanagement bieten oft weit mehr als nur die reibungslose Abwicklung der Korrespondenz mit entsprechenden Serienbriefen und Vorlagen. Mit ausgereiften Standardlösungen können Anmeldungen erfasst, Auftragsbestätigungen, Buchungsbescheide, Teilnehmerlisten sowie Zertifikate, Namensschilder und Rechnungen in allen Varianten gedruckt, gefaxt oder per Mail verschickt werden. Zudem ist abrufbar, welche Veranstaltungen eine Person besucht hat, für welche Seminare ein Dozent eingeteilt ist oder welche Veranstaltungsräume wann reserviert wurden. Die Softwarepakete unterstützen darüber hinaus die Bearbeitung von Umbuchungen, Stornierungen und Wartelisten. Auch bei kurzfristigen Änderungen gewährt die zentrale Datenhaltung jederzeit den Überblick.

Basis aller heutigen Programmpakete ist eine Datenbank, in der die Informationen in verschiedenen Tabellen - die wiederum miteinander verknüpft sind - gespeichert werden. Verwaltet werden können neben den Adressdaten von Mitarbeitern und teilnehmenden Kunden auch die von Hotels und anderen Veranstaltungsorten (mit Gebäuden, Räumen und Ressourcen) sowie externe Trainingsanbieter, Dozenten und sonstige Dienstleister.

Wie kommt man zur richtigen Software?

• Anforderungen klären: Welche Ziele sollen durch das neue Programm erreicht werden? Welche Funktionen und Programmeigenschaften sind für Sie wichtig? Welches IT-Umfeld müssen Sie berücksichtigen?
  
  
• Vorauswahl treffen: Wenn Sie sich einen Überblick verschafft haben, welche Programme für Sie in Frage kommen und welche Möglichkeiten diese Produkte bieten, können Sie auf dieser Basis eine Vorauswahl treffen.
  
  
• Information anfordern: Fordern Sie von den Anbietern ausführliche Unterlagen mit Preislisten an, damit Sie abschätzen können, mit welchem Budget bei einer Einführung zu rechnen ist. Schicken Sie Ihr Grobkonzept mit, damit der Anbieter die Möglichkeit hat, auf Ihre Anforderungen individuell zu reagieren.
  
  
• Begutachtung: Die in die engere Wahl genommenen Pakete sollten Sie mit den Anwendern und einem IT-Spezialisten im Rahmen von Präsentationen näher begutachten. Empfehlenswert ist auch eine Nutzwertanalyse: Formulieren Sie dazu Ihre Anforderungen als Fragen, zu denen die Anbieter Stellung nehmen. Die Ergebnisse werden mit Punkten bewertet, so dass für Ihre individuellen Belange eine Vergleichbarkeit der Programme möglich wird.
  
  
• Testinstallation: Das ausgesuchte Paket sollte in einer Testinstallation geprüft werden. Diese ist zwar mit Kosten und hohem Arbeitsaufwand verbunden, sichert aber die Entscheidung für ein bestimmtes Paket im größtmöglichen Umfang ab.
  
  
• Installations- und Pflegekosten: Prüfen Sie auch, inwieweit das neue Programmsystem einen Systemadministrator erforderlich macht und ob Sie geeignete Mitarbeiter für diese Tätigkeit im Hause haben oder ggf. ausbilden müssen. Lassen Sie in Ihre Kalkulation auch die Kosten für Installation, Schulung und Wartung einfließen. Beachten Sie: Zumindest im ersten Jahr des Einsatzes ist eine Hotline dringend zu empfehlen.
  
  
• Referenzen: Ihre Entscheidung muss für einige Jahre Gültigkeit haben. Fragen Sie daher auch nach Referenzkunden, die Ihnen ihre Erfahrungen mit dem Programm und mit der Betreuung durch das liefernde Softwarehaus mitteilen können.

Was wurde untersucht?

Die Marktübersicht konzentriert sich auf das deutschsprachige Angebot an Standardsoftware zur Seminarverwaltung für Trainer, Personalentwickler, Bildungs- und Seminarinstitute. Gelistet sind ausschließlich Programme mit Internet- und Intranet-Funktionalität. Die hier aufgeführten Produkte verfügen über

• ein Seminar- und Adressmanagement mit Einbindung von Textverarbeitung,
  
• Standardstatistiken
  
• Terminplanungsfunktionen für Dozenten und Räume
  
• Unterstützung der täglichen Routinearbeiten im Veranstaltungsmanagement, z.B. Buchen, Umbuchen, Ausdruck von Teilnehmerlisten, Abrechnung, das Führen von Wartelisten usw.

• Kurzbeschreibung
  
• Leistungsmerkmale
  
• Datenbanken
  
• Kosten

20 Programme für die Seminarverwaltung

Die Marktübersicht zum Thema Seminarverwaltungssoftware (aus: 'Jahrbuch Seminare 2004') können Sie hier als PDF-Datei laden.