Marktübersicht: 20 Programme für das e-HRM

Urlaubsgesuche, Gehalts- und Reisekostenabrechnungen, Seminarbuchungen und Personalverwaltung beanspruchen immer noch das Gros der Arbeitszeit von Personalern - strategisch wichtige Tätigkeiten kommen hingegen zu kurz. Hilfe verspricht hier das so genannte Electronic Human Resources Management (e-HRM): Die Mitarbeiter verwalten sich online weitgehend selbst, Arbeitsabläufe werden verschlankt und die Papierberge reduziert. Welche Software-Tools der Markt für das e-HRM bietet, zeigt unsere Übersicht.

Was leistet e-HRM?

Bei Hewlett-Packard (HP) in Böblingen können die Mitarbeiter dank e-HRM 160 Verwaltungsprozesse via Intranet selbst abwickeln: Geschäftsreise buchen, Spesen abrechnen, Ruhestand - und sogar die Kündigung. Komplette Checklisten berücksichtigen jedes noch so kleine Detail. Ein Beispiel: Wer nach dem Sonderurlaub für die Hochzeit fragt, bekommt gleich eine passende Dialogbox für eine Namensänderung präsentiert.

Finanziell gesehen ist das Mitarbeiterportal für HP ein voller Erfolg. 20 Millionen Dollar Investitionen für die Software und Personalaufwand haben sich in nur einem halben Jahr amortisiert. Aufwendige Präsenzschulungen zur Benutzung des Portals wurden nicht durchgeführt, stattdessen setzte man auf selbsterklärende Bedienung und elektronische Kurzanleitungen. Als eigentliche Hürde erwies sich eher die neue Aufgabe an sich. Die Mitarbeiter mussten sich erst daran gewöhnen, plötzlich alles selbst tun zu müssen.

Auch bei den administrativen Prozessen rund um das Thema Weiterbildung nimmt die Digitalisierung zu. Statt im Papierkatalog nach geeigneten Fortbildungsmaßnahmen zu suchen, reicht ein Blick ins Intranet-Portal. Gebucht wird per Mausklick, der Vorgesetzte muss nur noch zustimmen oder widersprechen. Die Software hilft den Personalern wiederum bei der Seminarverwaltung: Wo finden die Kurse statt? Welcher Trainer hält das Seminar? Ist es ausgebucht oder sind noch Restplätze frei? All diese Informationen stellen die Programme dem Personaler auf seinem Rechner sekundenaktuell zur Verfügung.

Doch ihre wahren Stärken können die Computerprogramme erst ausspielen, wenn auch das Qualifikationsprofil der Mitarbeiter in einer Datenbank hinterlegt wird. Damit werden maßgeschneiderte Weiterbildungsmaßnahmen für jeden Mitarbeiter möglich. Via Intranet erhält er gezielte Informationen über Weiterbildungsangebote oder Stellenausschreibungen, die zu seinem Kompetenzprofil passen.

Vor- und Nachteile von ESS und ERM

Employee Self Service (ESS)
Die Idee: Der Angestellte verwaltet sich selbst. Über Portale oder Kioske im Intranet hat er Zugriff auf alle administrativen Prozesse: Arbeitszeit erfassen, Urlaubszeit beantragen, Reisekosten abrechnen, Schichten tauschen. Der Schwerpunkt von ESS liegt auf einfachen Transaktionen, meist werden dabei lediglich Papier- durch Onlineformulare ersetzt.

• Vorteil: Immense Einsparungen bei Personal- und Prozesskosten. Redundanzen und falsche Dateneingaben werden vermieden.
  
  
• Nachteil: Portale sind auf Grund ihrer Komplexität nur für mittlere und große Unternehmen interessant. Außerdem können Akzeptanzprobleme auftreten: Warum soll der Mitarbeiter alles selbst machen, wenn nur der Personaler davon profitiert?

Employee Relationship Management (ERM)
Die Idee: Die 'aufgebohrte' Version der Selbstbedienungsidee. Alle Prozesse im Verhältnis zwischen Mitarbeiter und Unternehmen sollen, wenn möglich, elektronisch ablaufen. Hier sind auch komplexe Funktionen möglich, wie etwa Kompetenzmanagement und personalisierte Weiterbildungsangebote.

• Vorteil: Eine Kostenersparnis wie bei ESS. Die Software schafft darüber hinaus völlig neue Möglichkeiten, wie etwa die gezielte Suche nach bestimmten Kompetenzen.
  
• Nachteil: Das Akzeptanzproblem bei den Mitarbeitern bleibt. Außerdem fehlt in vielen Firmen schlichtweg das strukturierte Datenmaterial für echtes Talent- und Skill-Management.

Wie wähle ich das richtige Programm aus?

Entscheidend für die Auswahl einer Software sind neben den technischen Voraussetzungen vor allem die Funktions- und Aufgabenbereiche, die das Programm abdecken soll. Klären Sie daher für Ihr Unternehmen folgende Fragen:

• Welche Verwaltungsarbeiten wollen Sie mit dem Programm vereinfachen (z.B. Reisekostenabrechnung, Arbeitszeitverwaltung, Seminarverwaltung)?
  
• Bei welchen Funktionen bietet das Programm einen Employee-Self-Service (ESS)?
  
• Welche Server-Architektur benötigt das Programm?
  
• Ist das Programm intra- und/oder internetfähig?
  
• Ist eine ASP-Lösung (Mietlösung) möglich?

Was wurde für die Marktübersicht untersucht?

Für die Marktübersicht wurden 20 e-HRM-Programme unter die Lupe genommen. Folgende Punkte wurden dabei berücksichtigt:

• Kurzbeschreibung der Software
  
• Leistungsmerkmale
  
• Server
  
• Bearbeitungszeit
  
• Kosten
  
• Kontaktadresse

Zeitpunkt der Erhebung: August 2004

e-HRM - 20 Programme im Überblick

Die Marktübersicht 'e-HRM-Software - 20 Programme im Überblick' (aus: 'Jahrbuch Seminare 2005') inkl. Hintergrundinformationen zum Thema e-HRM können Sie hier als PDF-Datei laden.

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