Fallstudie und Praxistipps für den WBT-Einsatz

Die Abteilung für Prozessmanagement bei Infineon hat im Jahr 2001 gemeinsam mit einem externen Partner ein WBT zum Thema 'Geschäftsprozessmanagement' entwickelt. In dem Praxisbericht 'Web Based Training - Fallstudie Infineon' beschreiben die Projektverantwortlichen Armin Deml und Jan-Oliver Noll ihre Vorgehensweise bei der WBT-Einführung und geben nützliche Hinweise für die Umsetzung von e-Learning-Projekten.

Die Ausgangssituation: Am Anfang war der Inhalt

Im Gegensatz zu wahrscheinlich vielen anderen e-Learning-Projekten stand zu Beginn der Projektüberlegungen noch gar nicht fest, dass ein Web Based Training entwickelt würde. Vielmehr bestand anfangs der Bedarf, die Mitarbeiter von Infineon mit der kurz zuvor neu definierten Geschäftsprozesslandschaft vertraut zu machen, die wesentlichen Grundelemente des Prozessmanagements zu vermitteln sowie das Prozessbewusstsein insgesamt zu stärken.

Alle Mitarbeiter, weltweit und prozessübergreifend, sollten eine einheitliche Wissensbasis über das Prozessmanagement und die Geschäftsprozesse von Infineon erlangen. Diese breit angelegte Implementierung stellte die verantwortliche Fachabteilung vor die Herausforderung, einen geeigneten und effizienten Weg zu finden, um diese Inhalte zu vermitteln.

Über Infineon

Die Infineon Technologies AG bietet Halbleiter- und Systemlösungen für Anwendungen in der drahtgebundenen und mobilen Kommunikation, für Speichersysteme und Chipkarten, für die Automobil- und Industrieelektronik, sowie Speicherbauelemente an. Infineon ist weltweit tätig und steuert seine Aktivitäten in den USA aus San Jose, Kalifornien, im asiatisch-pazifischen Raum aus Singapur und in Japan aus Tokio.

Bei den Überlegungen zur Auswahl der geeigneten Vorgehensweise wurden verschiedene Ansätze wie die Erstellung einer Broschüre, die Durchführung von Präsenztrainings oder auch der Einsatz von Kaskadenlernsystemen (Stichwort 'Lernlandkarten') geprüft. Eine intranet-basierte, multimediale Lösung war also nur eine von vielen Optionen.

Bei der Entscheidungsfindung haben verschiedene Kriterien eine Rolle gespielt, wie beispielsweise die Eignung für den Transfer unserer spezifischen Inhalte, der zeitliche und personelle Aufwand für die Entwicklung des jeweiligen Mediums, die Kosten der Erstellung und Verbreitung sowie die erwartete Akzeptanz bei den Anwendern.

Dass die Entscheidung letztlich zugunsten eines WBTs fiel, ist auf folgende Gründe zurückzuführen:

• Das Thema 'Geschäftsprozesse' ist sehr gut geeignet, um multimedial animiert verständlich und interessant vermittelt zu werden.
  
• Die Zielgruppe technikbegeisterter Mitarbeiter in einem Hightech Unternehmen wie Infineon besitzt eine große Aufgeschlossenheit gegenüber moderner Medien.
  
• Der weltweit hohe Durchdringungsgrad mit moderner IT-Infrastruktur bei Infineon schafft optimale technische Voraussetzungen für den Einsatz von e-Learning.
  
• Die Inhalte eines WBTs können zentral und kostengünstig aktualisiert werden, was vor dem Hintergrund einer kontinuierlichen Prozessverbesserung ein wichtiger Aspekt ist.
  
• Für eine weltweite Umsetzung bei über 30.000 Mitarbeitern bietet ein WBT ein gutes Kosten-/Nutzenverhältnis.

Von der Vorbereitung bis zur Implementierung

Die Erstellung des Web Based Trainings zum Prozessmanagement durchlief insgesamt vier Phasen.

• In der ersten Phase erfolgte die Projektdefinition und -planung einschließlich der Auswahl der Projektpartner.
  
• Die zweite Konzeptions- und Designphase umfasste vor allem die strukturelle Aufbereitung der Inhalte und die Ausarbeitung eines Drehbuchs.
  
• In der Produktionsphase (Phase 3) wurden das WBT programmiert und getestet.
  
• Den Abschluss bildete die vierte Phase der Implementierung mit Beginn der Nutzung durch die Anwender.

Die erste Phase: Vorbereitung

Wesentliche Aktivitäten
Zu Beginn der Vorbereitungsphase wurde das Projekt noch einmal genauer spezifiziert, wobei insbesondere das übergeordnete Lernziel und die Zielgruppe konkretisiert wurden. So wurden folgende Ziele für das WBT formuliert: Alle Mitarbeiter von Infineon sollen

• von der Notwendigkeit und dem Nutzen einer starken Prozessorientierung überzeugt werden,
  
• mit den Grundbegriffen und Konzepten des Prozessmanagements vertraut gemacht werden,
  
• in die Lage versetzt werden, einerseits Infineon in seiner Gesamtheit als komplexes System besser zu verstehen und andererseits einen Bezug zu eigenen Aktivitäten herstellen zu können.

Im Zuge der Projektdefinition wurde außerdem eine Gesamtbearbeitungszeit für das WBT von maximal 80 Minuten als feste Vorgabe definiert.

Nachdem das Lernziel und die Bearbeitungszeit des WBTs konkretisiert wurden, erfolgte die Definition der Projektdauer und die Abschätzung des Ressourcenaufwands. Die Gesamtprojektlaufzeit wurde mit sechs Monaten veranschlagt. Für die Gesamtkoordination und Projektsteuerung seitens Infineon wurde ein Mitarbeiter mit etwa 50% seiner Kapazität betraut. Für die Inhaltsausarbeitung und das spätere Testen wurden 10 weitere Mitarbeiter benannt, um jeweils tageweise mitzuwirken.

Ein wichtiger Meilenstein in der Vorbereitungsphase war die Selektion eines geeigneten externen Partnerunternehmens. Bei der Partnerauswahl standen verschiedene Kriterien im Vordergrund. Zunächst wurde das Leistungsspektrum von ausgewählten Unternehmen bewertet. Dieses reichte von der reinen Unterstützung bei der technischen Realisierung bis hin zur Entwicklung einer fertigen Gesamtlösung einschließlich des entsprechenden Contents. Aufgrund der bereits vorhandenen und zudem sehr unternehmensspezifischen Inhalte stand die programmiertechnische Kompetenz des Partners im Vordergrund. Natürlich flossen zudem weitere Kriterien wie beispielsweise die Preisgestaltung oder der persönliche Eindruck in die Gesamtbewertung des Partnerunternehmens mit ein.

Die Phase endete mit einer Abstimmung der Projektplanung mit dem ausgewählten Partner, sowie einer Überprüfung der wesentlichen technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen.

Erfolgsfaktoren, Stolpersteine und Kostentreiber
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor zu Beginn des Projekts ist die klare Definition der Zielgruppe und der Lernziele. Bei der Definition der Zielgruppe ist vor allem zu berücksichtigen, wie heterogen oder homogen die anzusprechende Gruppe ist. Dazu müssen Aspekte wie Bildungsniveau, voraussetzbare Fachkenntnisse, aber auch die Unterschiedlichkeit der Sprach- und Kulturkreise berücksichtigt werden. Die Lernziele müssen auf diese Zielgruppe abgestimmt sein, da anderenfalls eine Über- oder Unterforderung der Lernenden entsteht, die zu Frustration führt und die gewünschten Lerneffekte nicht erreicht werden.

Ein weiterer, sehr kritischer Punkt ist die detaillierte Klärung der technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen. Bei den technischen Rahmenbedingungen muss geklärt werden, welche Hardware- und Softwarestandards im Unternehmen gelten. Dazu zählen beispielsweise Fragen nach Rechnerleistungen, Grafik- und Soundkarten, Übertragungsraten im Netzwerk, verwendeten Browsern und Plug-Ins oder bezüglich der Verwendung einer Lernplattform. Bei den organisatorischen Aspekten gilt es zu klären, inwieweit der Betriebsrat, bestimmte Gremien oder andere Fachabteilungen in die geplanten Aktivitäten eingebunden werden müssen.

Ein wesentlicher Stolperstein dieser Phase ist die detaillierte Klärung der IT-technischen Rahmenbedingungen, insbesondere der Abgleich zwischen der eingesetzten Software des IT-Realisierers und der verwendeten Software im eigenen Unternehmen. Gerade die Vielzahl der Videoformate mit ihren unterschiedlichen Kompressionsverfahren und die Fülle verschiedener Versionsstände von Browsern und Multimedia-Funktionen kann viel Mühe bei der richtigen Konfiguration erfordern.

Wesentlicher Kostentreiber in der Phase sind die Erwartungen an den Grad der Multimedialität (Umfang des Einsatzes von Videos und Animationen) sowie die Entscheidung über die Anzahl der Sprachen in denen das WBT zur Verfügung gestellt werden soll (in dem beschriebenen Fall: deutsch und englisch).

Was Sie beachten sollten:

Klare Definition von Zielgruppe und Lernziel Auswahl eines Partners mit dem entsprechenden Leistungsspektrum Klärung technischer und organisatorischer Rahmenbedingungen Entscheidung über Sprachen und grundsätzlichen Grad an Multimedialität

Die zweite Phase: Konzeption und Design

Wesentliche Aktivitäten
Zu Beginn dieser Phase wurde ein sogenanntes 'Curriculum' erstellt, das die Struktur und Laufzeit des WBTs definiert, erste Ideen zur inhaltlichen Ausgestaltung festlegt und das Lernziel detailliert operationalisiert.

Aufbauend auf dem abgestimmten Curriculum wurde ein Drehbuch erstellt. Dazu wurden die einzelnen Module des WBTs von den jeweils inhaltlich verantwortlichen Projektmitgliedern ausgearbeitet. Im Rahmen der Drehbucherstellung wurden auch die zu verwendenden Bilder, Filmsequenzen und Grafiken definiert, der genaue Sprechertext festgelegt und Hinweise zur Umsetzung der Animationseffekte dokumentiert. Das mit dem Realisierungspartner abgestimmte Drehbuch bildete die Basis für die spätere WBT-Produktion.

Erfolgsfaktoren, Stolpersteine und Kostentreiber
Für die Konzeptions- und Designphase ist es besonders wichtig, eine klare Vorstellung in Bezug auf die Darstellung und Aufbereitung der Inhalte zu haben. Die Technik bietet hier ein breites Spektrum an Möglichkeiten, das allerdings immer mit Blick auf die Inhalte und Anwender eingesetzt werden sollte. So ist grundsätzlich zu klären, ob die Aufbereitung eher verspielt oder nüchtern aussehen soll, ob ein Sympathieträger in Form einer Comicfigur oder als reale Person präferiert wird, ob ein männlicher oder weiblicher Sprecher eingesetzt wird. Zudem sind Vorgaben bezüglich des Corporate Designs rechtzeitig zu klären und zu berücksichtigen.

Darüber hinaus müssen in dieser Phase die Lernziele zu den einzelnen Kapiteln operationalisiert werden. Das bedeutet, es muss genau festgelegt werden, welche Kenntnisse dem Anwender in den einzelnen Modulen in welcher Form vermittelt werden sollen. Speziell für dieses WBT, mit einer breiten und heterogenen Zielgruppe, erwies sich bei der Gestaltung der Inhalte das Prinzip 'Keep it simple and stupid' als zielführend. Gerade mit besonders einfachen, aber leicht verständlichen Grafiken und Bilder konnten manche Lerninhalte sehr anschaulich vermittelt werden.

Im Zuge der Projektarbeit zeichnete sich ein anderer Erfolgsfaktor ab, der für die Erarbeitung der entsprechenden Lerninhalte essentiell war - ein ausgewogener Mix aus fachlichem, redaktionellem und didaktischem Wissen. Das ist am besten durch eine ausgewogene Mischung bei der Besetzung des Projektteams zu gewährleisten. Das Zusammenspiel dieser Faktoren beeinflusst die Gesamtqualität des WBTs in erheblichen Maße.

Einen Stolperstein und Kostentreiber während dieser Phase stellt sicherlich der erforderliche Zeit- und Ressourcenaufwand für die Datensammlung sowie Aufbereitung und Abstimmung der Inhalte dar. Natürlich wird bereits in der Vorbereitungsphase das vorliegende Rohmaterial, wie Texte, Bilder, Grafiken und Präsentationen gesichtet. Im Rahmen der weiteren Konkretisierung des Drehbuchs kann sich heraus stellen, dass notwendiges Bildmaterial fehlt oder nicht in der geeigneten Qualität vorliegt.

In dem dargestellten Fall sah man sich mit dem Problem konfrontiert, dass zwar etliche Bilder vorlagen, aber die Qualität, Formate oder Aktualität stark unterschiedlich waren. Hier gilt es bewusst abzuwägen, ob und in welchem Umfang weitere Fotos erstellt werden müssen, da dies neben zusätzlichen Kosten auch einen Zeitverzug verursachen kann.

Auch der Aufwand für die Abstimmung des Drehbuchs sowie gegebenenfalls nötige Freigabeprozesse können erhebliche Opportunitätskosten verursachen und sollten auf ein Mindestmaß beschränkt bleiben.

Was Sie beachten sollten:

Klare Vorgaben für die Darstellung und Aufbereitung der Inhalte auch mit Blick auf das Corporate Design Genaue Vorstellung über die zu vermittelnden Inhalte (detaillierte Lernzieloperationalisierung) Einfachheit und Verständlichkeit der Inhaltsaufbereitung ('Keep it simple and stupid') Ausgewogener Mix aus fachlichem, redaktionellem und didaktischem Wissen

Die dritte Phase: Produktion

Wesentliche Aktivitäten
Im Rahmen der Produktionsphase wurde von dem Partnerunternehmen das WBT gemäß den Vorgaben des Drehbuchs programmiert, die Sprecheraufnahmen im Tonstudio durchgeführt und parallel hierzu von Infineon die erforderlichen Videosequenzen gedreht. Ein wesentlicher Teil der Produktionsphase war das Testen des WBTs. Dabei wurde zum einen geprüft, ob mit der programmierten Aufbereitung der Inhalte die im Konzept vorgesehenen Lernziele erreicht wurden, zum anderen wurden Fehler beseitigt und die Akzeptanz bei Testanwendern geprüft. Die Produktionsphase endete mit der Abnahme des WBTs seitens Infineon.

Erfolgsfaktoren, Stolpersteine und Kostentreiber
Für die Produktion des WBTs ist ein möglichst detailliertes und mit dem Realisierungspartner abgestimmtes Drehbuch von großer Bedeutung. Deshalb sollte für die Abstimmung in der Konzeptions- und Designphase ausreichend Zeit eingeplant werden, um in der Produktionsphase Unklarheiten und nachträglichen Abstimmungsbedarf zu vermeiden.

Wichtig ist in dieser Phase auch, genügend Zeit für die Auswahl und das Briefing der Testanwender einzuplanen. Deren Feedback ist für die Qualität des WBTs von großer Bedeutung, weil diese Anwender die notwendige Distanz zu den zu vermittelnden Inhalten sowie zum Projekt selbst haben und deshalb anwendungsnahe Rückmeldungen geben können. Um eine effektive Sammlung und Auswertung der Anwender-Feedbacks zu ermöglichen muss im Vorfeld eine systematische Vorgehensweise dazu definiert werden. Das Auswertungsprozedere und die weitere Verarbeitung des Feedbacks sollte den Test-Usern im Vorfeld transparent gemacht werden, um den hohen Stellenwert des Feedbacks zu unterstreichen und die Motivation der Test-Anwender, ein qualitativ hochwertiges Feedback abzuliefern, zu erhöhen.

Ein wesentlicher Stolperstein in der Produktionsphase ist nicht rechtzeitig verfügbares Bild- und Grafikmaterial, da die Programmierung möglichst an einem Stück und ohne Unterbrechungen erfolgen sollte. Das ist nicht nur mit Blick auf die Zeit- und Ressourcenplanung wichtig, sondern verringert auch Fehlerquellen in der Programmierung, die durch das nachträgliche Einfügen von Bildern entstehen können.

Erschwerend für den Projektverlauf in dieser Phase wirkt eine mangelnde Reife der Beta Version des WBTs. Dies führt unweigerlich zu vermeidbarer Frustration der Testanwender.

Zu Irritationen können an dieser Stelle auch stark voneinander abweichende Feedbacks der Test-Anwender führen, die auf unterschiedliche Erwartungen und persönliche Lernstile zurückzuführen sind. So erwarten manche Anwender ein hohes Maß an Animationseffekten und empfinden diese als motivierend, während andere diese Effekte als störend ansehen. Hier muss ein ausgewogener Ansatz gefunden werden, zu dem didaktische bzw. pädagogisch geschulte Projektmitglieder einen wertvollen Beitrag leisten können. Trotzdem sollte man sich nicht verunsichern lassen, denn den Geschmack aller Mitarbeiter wird man wahrscheinlich nicht treffen können.

Was Sie beachten sollten:

Möglichst detailliertes und mit dem Partner abgestimmtes Drehbuch Rechtzeitige Verfügbarkeit aller für die Programmierung notwendigen Materialien Gezielte Auswahl und systematisches Briefing der Test-Anwender Strukturiertes Vorgehen zur Sammlung und Bewertung des Feedbacks der Test-Anwender

Als Kostentreiber lassen sich während dieser Phase der definierte Grad der Animation und Multimedialität anführen, weil hier ein direkter Zusammenhang zum Programmieraufwand besteht.

Die Erfahrungen im Rahmen des beschriebenen Projekts zeigen, dass mit Videos komplexe Sachverhalte gut veranschaulicht werden können. Andererseits ist aber die Produktion von Videosequenzen mit erheblichem Aufwand für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der Videoproduktion verbunden.

Mehrsprachigkeit bei einem WBT fordert ihren Preis. Jede Sprachversion erfordert zusätzliche Sprecheraufnahmen in Tonstudios, zusätzliche Übersetzungen des Ursprungstextes und Grafiken müssen neu beschriftet werden. Vergessen werden sollte nicht, dass dies unweigerlich zu einem großen Aufwand bei späteren Änderungen des Inhalts führt. Deshalb ist eine Beschränkung auf das Mindestmaß an Sprachvarianten empfehlenswert.

Quelle und Linktipp

Der Beitrag 'Web Based Training - Fallstudie Infineon' von Armin Deml und Jan-Oliver Noll ist dem Fachbuch 'E-Learning in deutschen Unternehmen', hrsg. von Ph. Köllinger, entnommen. Das komplette Fachbuch oder einzelne Auszüge können Sie bei der Symposion Publishing GmbH bestellen.

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