Die fünf Phasen eines Kündigungsgesprächs

Die meisten Führungskräfte empfinden Kündigungsgespräche als unangenehm. Doch Kündigungsgespräche gehören zu den Managementpflichten. Und Fehler haben teure Folgen: hohe Abfindungen, Prozess- und Anwaltskosten, schlechte Stimmung bei den Mitarbeitern. Kündigungsgespräche sollten daher sorgfältig vorbereitet werden. Wie Sie Kündigungsgespräche professionell durchführen und die Gesprächssituation so unverkrampft und fair wie möglich gestalten, erfahren Sie hier.

Die Phasen eines Kündigungsgesprächs

Gliedern Sie das Kündigungsgespräch in fünf Phasen, und sichern Sie so einen konsequenten, aber dennoch menschlich fairen Ablauf.

Tipp:
Erstellen Sie einen 'Spickzettel', der Ihnen den roten Faden vorgibt und auf dem Sie die wichtigsten Formulierungen wörtlich vorbereitet haben. Eine Vorlage für einen solchen Spickzettel finden Sie in der PDF-Datei, die Sie am Ende des Beitrags laden können.

Phase 1: Gesprächseröffnung

Die Gesprächseröffnung dient einzig dazu, dass der Mitarbeiter 'bei Ihnen ankommt'. Halten Sie die Aufwärmphase daher extrem kurz. Kommen Sie so schnell wie möglich zum Anlass des Gespräches. Wichtig ist, dass der Mitarbeiter einmal zu Wort kommt. Fragen Sie kurz nach dem Befinden, oder bieten Sie ein Getränk an.

Phase 2: Aussprechen der Kündigung

Kommen Sie danach sofort zur Sache. Reden Sie nicht um den heißen Brei herum. Der Betroffene empfindet das nur als unangemessene Irreführung. Übermitteln Sie die Kündigungsbotschaft in den ersten fünf Sätzen. Sprechen Sie Ihren Mitarbeiter mit seinem Namen an, und verwenden Sie die Ich-Form. Nur so bringen Sie zum Ausdruck, dass Sie sich mit der Kündigung identifizieren. Formulieren Sie Ihre Botschaft klar und deutlich. Sprechen Sie von 'Trennung', 'Kündigung' oder 'Aufhebung'. Drücken Sie aber auch Ihr Mitgefühl aus: 'Es tut mir sehr Leid.' Oder: 'Es ist sicherlich schwer für Sie zu akzeptieren...'

Praxis-Beispiele:
Beispiele für fünf unmissverständliche Kündigungssätze für eine verhaltensbedingte Kündigung, eine betriebsbedingte Kündigung, einem Aufhebungsvertrag wegen persönlicher Differenzen sowie eine betriebsbedingte Kündigung nach einer Fusion finden Sie in der PDF-Datei, die Sie weiter unten laden können.

Phase 3: Ausführliche Begründung

Erläutern Sie dem Mitarbeiter die Gründe, die zu der Kündigung geführt haben. Erklären Sie zunächst die juristischen Grundlagen der Kündigung, danach Ihren Entscheidungsweg. Machen Sie dabei immer wieder deutlich, dass über die Kündigung nicht mehr diskutiert werden kann!

Am leichtesten fällt die Begründung bei personen- oder verhaltensbedingter Kündigung. Da das Kündigungsgespräch nur den Abschluss einer umfangreichen Vorgeschichte darstellt, können Sie auf die dokumentierten Kritikgespräche, Verwarnungen, Abmahnungen und so weiter zurückgreifen.

Bei betriebsbedingter Kündigung legen Sie Ihren Schwerpunkt zunächst auf die unternehmenspolitischen Entscheidungen, die der Kündigung zu Grunde liegen. Dann erklären Sie den Sozialplan, soweit vorhanden, und die sozialen Auswahlkriterien. Besonders wichtig: Legen Sie detailliert dar, welche Maßnahmen Sie zur Prüfung eines alternativen Einsatzes im Unternehmen ergriffen haben.

Phase 4: Das weitere Vorgehen

Nachdem der erste Schock verarbeitet ist, wollen fast alle Betroffenen wissen, wie es genau weitergeht. Leiten Sie diese Informationsphase etwa so ein: 'Sind Sie jetzt in der Lage, sich noch einige Informationen über unser weiteres Vorgehen anzuhören? Oder sollen wir das Gespräch lieber vertagen und uns morgen noch einmal zusammensetzen?'

Übermitteln Sie dann kurz alle Informationen, die notwendig sind (Freistellung, Bewerbungsgespräche, Urlaub, Arbeitszeit-Guthaben, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Abfindung, betriebliche Altersversorgung). Bieten Sie - soweit möglich, vor allem bei betriebsbedingter Kündigung - Ihre Unterstützung bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz an: Stellen Sie sich als Referenz zur Verfügung, offerieren Sie ein wohlwollendes Zeugnis, und erläutern Sie die Möglichkeit einer Freistellung oder einer Outplacement-Beratung. Wenn Sie dem Mitarbeiter den Zugang zu sensiblen Unternehmensdaten sofort verbieten wollen, tragen Sie auch dies ruhig und begründet vor.

Beenden Sie die Informationsphase mit der Suche nach einer gemeinsamen Sprachregelung: 'Wie wollen wir das Besprochene den Arbeitskollegen kommunizieren?' So vermeiden Sie Gerüchte. Und Ihr Mitarbeiter äußert vielleicht den Wunsch, die Kündigung als seine eigene Initiative darzustellen.

Tipp:
Fixieren Sie die wesentlichen Daten schriftlich. Das kann auch handschriftlich sein. Verwenden Sie dazu einfaches Papier ohne Firmen-Logo. Das erleichtert es dem Gekündigten, die vorgetragenen Zahlen und Daten später zu rekapitulieren.

Phase 5: Gesprächsabschluss

Leiten Sie zum Gesprächsabschluss über, wenn Sie alle Informationen übermittelt haben. Signalisieren Sie weitere Gesprächsbereitschaft und bieten Sie ein oder mehrere Folgegespräche an. Händigen Sie dem Mitarbeiter das Kündigungsschreiben nebst Notizen oder den Entwurf des Aufhebungsvertrages aus. Fragen Sie ihn, was er im Anschluss tun möchte: nach Hause gehen oder an seinen Arbeitsplatz zurückkehren? Jemanden anrufen? Den Betriebsrat konsultieren?

Egal wofür sich der Gekündigte entscheidet, bieten Sie Ihre Unterstützung an: Stellen Sie einen diskreten Raum mit Telefon zur Verfügung. Bestellen Sie ein Taxi für die Fahrt nach Hause. Oder vermitteln Sie eine vertrauenswürdige Begleitperson, wenn der Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz zurückkehren will. Diese Nachsorge ist besonders wichtig: Ein gekündigter Mitarbeiter, der an seinen Arbeitsplatz zurückkehrt, stellt sowohl für sich selbst (etwa an einer Maschine mit Verletzungsgefahr) als auch für Ihr Unternehmen (wenn er zum Beispiel sensible Daten verwaltet) ein erhöhtes Sicherheitsrisiko dar.

Quelle und Linktipp

Dieser Beitrag ist dem Praxishandbuch 'leiten - führen - motivieren' (früher 'Kommunikation im Management') entnommen. 'leiten - führen - motivieren' ist ein Praxis-Ratgeber für Führungskräfte, die hier Tipps, Checklisten und Know-how für ihre tägliche Arbeit finden.