Die Kunst des Delegierens

Viele Führungskräfte haben davor Angst, Aufgaben aus der Hand zu geben, sei es aus falschem Ehrgeiz oder weil sie nicht genug Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben. Dabei liegen die Vorteile des Delegierens deutlich auf der Hand: Sie gewinnen mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben und haben dadurch weniger Stress. Ihre Mitarbeiter wiederum werden durch die Übernahme neuer Aufgaben- und Verantwortungsbereiche gefördert und sind dadurch motivierter. Nur: Wie delegiert man richtig und welche Regeln gilt es bei der Delegation von Aufgaben zu beachten?

Die 6 'W's der Delegation

Die im folgenden aufgelisteten Fragen helfen Ihnen dabei, die wichtigsten Punkte bei der Delegation einer Aufgabe zu berücksichtigen. Die Antworten hängen stets von der aktuellen Situation der Person ab, an die eine Aufgabe delegiert werden soll.

1. Wer soll es tun? (Person)

• Wer ist am ehesten geeignet, diese Aufgaben durchzuführen?
  
• Wer soll für diese Aufgabe und durch diese Aufgabe weiter qualifiziert werden?
  
• Wer soll bei der Ausführung mitwirken?

• Welches Ziel wird angestrebt (Soll)?
  
• Welche Teilaufgaben sind zu erledigen?
  
• Welche Abweichungen können in Kauf genommen werden?
  
• Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?

• Welchem Zweck dient die Aufgabe oder Tätigkeit?
  
• Was passiert, wenn die Aufgabe nicht oder unvollständig ausgeführt wird?

• Wie soll bei der Ausführung vorgegangen werden?
  
• Welche Verfahren sollen angewendet werden?
  
• Welche Vorschriften und Richtlinien sind einzuhalten?
  
• Welche Stellen und Abteilungen sind zu informieren?
  
• Welche Kosten dürfen entstehen?

• Welche Hilfsmittel sollen eingesetzt werden?
  
• Womit muss der Mitarbeiter ausgerüstet sein?
  
• Welche Unterlagen werden benötigt?

• Wann soll/muss mit der Arbeit begonnen werden?
  
• Wann soll/muss die Arbeit abgeschlossen sein?
  
• Welche Zwischentermine sind einzuhalten?
  
• Wann will ich über die Fortschritte informiert werden?
  
• Wann muss ich kontrollieren, um ggf. einzugreifen?

Die 5-Stufen-Methode

Wird die Delegation von Aufgaben als Führungsinstrument zur Förderung von Mitarbeitern ernst genommen, so müssen auch Aufgaben an Mitarbeiter delegiert werden, die derartige Aufgaben noch nie bearbeitet haben und daher Unterstützung benötigen. Diese kann erfahrungsgemäß in den folgenden Schritten erfolgen:

1. Den Mitarbeiter auf die Delegation und die zu delegierende(n) Aufgaben vorbereiten.
   
2. Die Aufgabe(n) und die damit verbundenen Tätigkeit genau erklären.
   
3. Die auszuführenden Tätigkeiten vormachen bzw. den Mitarbeiter bei den ersten Schritten intensiv begleiten.
   
4. Den Mitarbeiter die Tätigkeiten nachmachen lassen und ihn korrigieren, dabei am Anfang stärkere Kontrolle und kürzere Kontroll-Intervalle vereinbaren.
   
5. Den Mitarbeiter die Arbeit üben lassen und die Ergebnisse überprüfen. Dann können Kontrolle und Unterstützung schrittweise reduziert werden.

So delegieren Sie erfolreich

• Delegieren Sie so frühzeitig wie möglich und nicht erst 'fünf vor zwölf'.
  
  
• Delegieren Sie insbesondere alles, was ein Mitarbeiter besser als Sie selbst erledigen kann.
  
  
• Wählen Sie einen Mitarbeiter, der noch freie Kapazität hat. Sagen Sie ihm, wenn er bereits ausgelastet ist, was er von seinen eigenen Arbeiten zurückstellen soll, um die delegierte Aufgabe wahrnehmen zu können.
  
  
• Delegieren Sie anspruchsvollere Aufgaben oder Tätigkeiten nicht immer nur auf den qualifiziertesten Mitarbeiter. Setzen Sie vielmehr das Führungsinstrument 'Delegation' bewusst und gezielt dazu ein, jüngere und schwächere Mitarbeiter zu fordern und aufzubauen.
  
  
• Vergewissern Sie sich, ob der Mitarbeiter bereit ist, die zu delegierende Aufgabe oder Tätigkeit zu übernehmen.
  
  
• Lassen sie sich keinesfalls verleiten, ein und dieselbe Aufgabe oder Tätigkeit - 'damit sie bestimmt ausgeführt wird' - gleichzeitig zwei oder mehreren Mitarbeitern zu übertragen.
  
  
• Sagen sie dem Mitarbeiter, ob es sich um eine einmalige Delegation (ad-hoc) oder um eine Delegation auf Dauer handelt. (Korrigieren sie bei Delegation auf Dauer Ihre eigene Stellenbeschreibung und die des Mitarbeiters.)
  
  
• Instruieren Sie den Mitarbeiter präzise und vollständig nach den 6 'W's der Delegation.
  
  
• Vergessen Sie nicht, der Mitarbeiter kann nur das tun, was Sie ihm gesagt, nicht aber, was Sie sich dabei gedacht haben!
  
  
• Wenn die delegierte Aufgabe oder Tätigkeit für den Mitarbeiter neu und in der Ausführung kompliziert ist, unterweisen Sie ihn nach der 5-Stufen-Methode.
  
  
• Wenn sie ihm eine komplexe, anspruchsvolle Aufgabe delegieren, geben oder verschaffen Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu einer aufgabenspezifischen Weiterbildung (durch Fachseminare oder Fachlektüre).
  
  
• Übertragen Sie dem Mitarbeiter gleichzeitig mit der Aufgabe oder Tätigkeit die zu ihrer Ausführung erforderlichen Entscheidungs- und Weisungsbefugnisse.
  
  
• Geben oder verschaffen Sie dem Mitarbeiter Zugang zu allen für die Ausführung der Aufgabe notwendigen Informationen.
  
  
• Lassen sie den Mitarbeiter nicht darüber im Unklaren, dass er für die delegierte Aufgabe oder Tätigkeit die Ausführungsverantwortung trägt.
  
  
• Vermeiden sie es strikt, sich ohne dringenden Grund in die Ausführung der delegierten Aufgabe oder Tätigkeit einzuschalten, d.h. die Delegation zu durchbrechen.
  
  
• Geben Sie dem Mitarbeiter jedoch die Gewissheit, dass sie ihn mit Rat und Tat unterstützen werden, falls er bei der Ausführung der Aufgabe in Schwierigkeiten gerät.
  
  
• Überprüfen Sie den Erfolg des Mitarbeiters bei der Ausführung der delegierten Aufgabe oder Tätigkeit und informieren Sie ihn unverzüglich über Ihr Ergebnis.
  
  
• Anerkennen Sie Erfolge und kritisieren Sie Misserfolge konstruktiv, indem Sie aufzeigen, wie es besser gemacht werden kann.

Quelle und Linktipp

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