Angebotserstellung für Unternehmenstheater

Wie 'verkaufe' ich ein Unternehmenstheaterprojekt? Das kann doch gar nicht so schwer sein... oder doch? - Der erste Schritt ist getan, die Überzeugungsarbeit hat gewirkt, und eine Anfrage des Interessenten liegt auf dem Tisch. Und wie geht es weiter? Jetzt heißt es, sich an die inhaltliche Arbeit zu machen, um den potenziellen Kunden endgültig von dem Unternehmenstheaterprojekt zu überzeugen. Die wichtigsten Informationen müssen zusammengetragen und in einer professionellen Angebotsmappe umgesetzt werden.

Was tun mit der Anfrage oder der Ausschreibung?

Die Praxis hat gezeigt, dass die erste Anfrage von Informationen begleitet wird, die Aufschluss über Art, den Rahmen und Ablauf der Veranstaltung geben. Grob werden das Unternehmen mit seinen Produkten, die Inhalte und die Zielsetzung, die Zielgruppe und die Anzahl der Teilnehmer beschrieben. In dieser Phase sind die Angaben meist recht vage. Dabei macht es keinen Unterschied, ob die Anfrage über eine Agentur oder direkt vom Auftraggeber kommt. Da die Beschreibung häufig zu knapp ausfällt, ist ein Telefongespräch oder eine E-Mail zur Klärung von Verständnisfragen sinnvoll.

Finden Sie heraus, wer Ihre Verhandlungspartner sind, und erkundigen Sie sich, was erwartet wird und gefragt ist. Der telefonische Kontakt hat den Vorteil, dass Sie bereits einen ersten persönlichen Kontakt zum potenziellen Kunden aufnehmen und hier auf kurzem Wege wertvolle Informationen zur Veranstaltung erhalten, die sich dann positiv auf Ihr schriftliches Angebot auswirken.

Gut ist es, im Vorfeld einige Fragen zu sammeln, um das Gespräch detailliert vorbereitet führen zu können. Gehen Sie auf die Wünsche und Erwartungen Ihres Gegenübers ein. Sie sind die Grundlage für ein gelungenes Projekt. Die Erfahrung ist: Je näher Sie am Auftraggeber mit seinen Wünschen und besonders seinen Befürchtungen sind, und je transparenter Sie Ihre Arbeit im Vorfeld machen, desto größer sind die Chancen, den Auftrag zu bekommen.

Zeigen Sie dem interessierten Kunden Ihre Fachkompetenz, indem Sie die Herausforderung annehmen und spontan ein kleines Ideenmenü zu den Informationen entwickeln, die Ihnen der Kunde an Input geliefert hat. Halten Sie in dieser Phase engen Kontakt zum Auftraggeber, hören Sie gut hin und versuchen Sie, soviele Informationen wie möglich zu bekommen.

Das Briefing

Bevor Sie den Auftrag für das Unternehmenstheater-Projekt verbuchen können, erwartet der Auftraggeber in spe ein detailliertes Angebot von Ihnen. Der Erfolg hängt ganz wesentlich von der geschickten Verwertung Ihrer Informationen ab. Das heißt zunächst einmal: Weiter Infos sammeln und diese vervollständigen.

Im Zeitalter der digitalen Kommunikation ist das Internet für diese Zwecke eine große Unterstützung und Erleichterung. Dort finden Sie einen ganzen Pool von Informationen zum Auftraggeber und dem zu bearbeitenden Thema, häufig sogar Konkretes zu vergleichbaren Projekten. Ist das nicht der Fall: Keine falsche Scheu vor einem weiteren Direktkontakt! Nach unseren Erfahrungen erhöhen Ihr Engagement und die investierte Zeit die Chancen auf den Zuschlag enorm.

Beginnen Sie damit, sich zu vergewissern, ob Unternehmenstheater oder Methoden aus der Theaterwelt im vorliegenden Fall das richtige Mittel ist. Haben Sie Bedenken, so machen Sie einen Alternativvorschlag oder ziehen einen Kollegen zu Rate. Falls Sie unsicher sind und keine überzeugenden Argumente finden, lassen Sie die Finger vom Auftrag. Ein fehlgeschlagenes UnternehmenstheaterProjekt frustriert alle Beteiligten und hinterlässt einen nachhaltig negativen Beigeschmack. Solche Experimente bringen die Unternehmenstheaterbranche in Misskredit.

Wir empfehlen, die Ziele des Projektes im Hinblick auf den idealistischen oder künstlerischen Anspruch an die eigene Arbeit und deren Wirkung auf die Beteiligten besonders kritisch zu hinterfragen. Hierzu ein Beispiel aus der Praxis: Der Auftraggeber möchte mit Ihrer Hilfe die Belegschaft schonend auf die Entlassung von Mitarbeitern oder die Schließung des Standortes vorbereiten. Eine wichtige persönliche Klärung für die Ausführung des Auftrages ist in diesem Zusammenhang von Nöten: 'Stehe ich hinter den vom Auftraggeber verfolgten Zielen?'

Was gehört in die Angebotsmappe?

Das Angebot besteht aus verschiedenen Elementen. Es beinhaltet alle Informationen zum Rahmen, zum Inhalt, Ablauf und zu den Kosten des Projektes. In die Angebotsmappe gehören:

• Das Anschreiben
  
• Die Projektbeschreibung
  
• Die Konzeption
  
• Die Ideenskizze zum Theatereinsatz
  
• Der Leistungsumfang mit Leistungskatalog, Zeitplanung, Honorarberechnung und Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB)
  
• Die Präsentationsmappe mit Unternehmensbroschüre/Unternehmenspräsentation, Referenzadressen, -projekte oder -liste (falls vorhanden) und Präsentations-CD (falls vorhanden)