Change-Tool: Projektumfeldanalyse

Die 'Projektumfeldanalyse' ist eine effiziente Methode, um in Veränderungsprojekten rasch einen umfassenden Überblick über die beteiligten und betroffenen Akteure bzw. Bezugsgruppen und ihre Beziehungen zum Projekt zu gewinnen. Durch die einfache Visualisierung komplexer Situationen und Wechselwirkungen trägt die Methode wesentlich zu einem gemeinsamen Projektverständnis bei.

Dauer

Eineinhalb bis zweieinhalb Stunden (je nach Komplexität des Projektes und der Anzahl der beteiligten Personen).

Anwendungsbereiche

Am wirksamsten wird die Methode in der Startphase eines Projektes eingesetzt. Idealerweise wird die Umfeldanalyse im Rahmen eines Kickoff-Workshops von den wichtigsten am Projekt beteiligten Personen gemeinsam vorgenommen, mit dem Ziel, die betroffenen Akteure zu identifizieren, ihren potenziellen Einfluss auf den Projekterfolg zu untersuchen und frühzeitig eine angemessene Beteiligung zu organisieren.

Die Methode kann auch zu einem späteren Zeitpunkt im Projektverlauf angewandt werden, beispielsweise, um tatsächliche oder befürchtete Widerstände herauszuarbeiten und angemessene Antworten darauf zu finden.

Meist ist es hilfreich, wenn ein Prozessberater den Prozess unterstützt. Das Werkzeug kann aber grundsätzlich von erfahrenen Projektleitern oder Veränderungsmanagern auch selbstständig eingesetzt werden.

Zielsetzung und Nutzen

• Die 'Projektumfeldanalyse' ergänzt die Innen- und Aufgabenorientierung vieler Projekte in einer frühen Projektphase durch eine Außensicht und durch Marketingorientierung.
  
• Sie verschafft einen Überblick über die relevanten Projektumwelten und macht die verschiedenen Anspruchs- und Bezugsgruppen bewusst.
  
• Die Methode sensibilisiert die Beteiligten für die soziale Vernetzung des Projektes, was besonders bei internen Projekten von ausschlaggebender Bedeutung ist.
  
• Sie visualisiert, was von den einzelnen Anspruchs- oder Bezugsgruppen zu erwarten ist.
  
• Die Umfeldanalyse bietet in einer frühen Phase eine hervorragende Grundlage für die weitere Planung eines Projektes.
  
• Sie hilft, die Projektorganisation, die Beteiligung, die Information und Kommunikation und den Umgang mit Widerständen zweckmäßig zu gestalten.
  
• Es kann eine projektspezifische Projektmarketingstrategie mit konkreten und differenzierten Maßnahmen entwickelt werden.
  
• Durch die bildliche Darstellung ist die 'Projektumfeldanalyse' auch ein hervorragendes Kommunikationsmittel innerhalb des Projektes und auch nach außen.
  
• Außenstehenen Personen kann rasch vermittelt werden, um was es im Projekt geht und wer alles daran beteiligt ist.

Anleitung für 'Projektumfeldanalyse'

Wie Sie das Change-Tool 'Projektumfeldanalyse' richtig anwenden und einsetzen können, zeigt die Anleitung von Dr. Heinz Vetter, die Sie folgendem Beitrag (aus: 'Change-Tools' ) entnehmen können.