Change-Tool: Planbar

'Planbar' kombiniert den Projektstrukturplan mit dem Gantt-Diagramm. Beide Planungsinstrumente unterstützen die Teilnehmer bei der verbindlichen Planung eines bereits definierten Ziels. Der Projektstrukturplan identifiziert die einzelnen Aufgaben bzw. die Aufgabenpakete, während das Gantt-Diagramm die Ergebnisse in einen zeitlichen und personellen Zusammenhang bringt. Vom logischen Ablauf her gehören beide Tools zusammen und bilden ein Toolpaket.

Dauer

Die Anwendung des Tools dauert etwa drei bis acht Stunden. Der konkrete Zeitbedarf ist abhängig von der Aufgabenkomplexität, der Länge des zu planenden Zeitraums sowie der Anzahl der Workshop-Teilnehmer.

Anwendungsbereiche

Das Toolpaket kommt in der Phase 'Bearbeiten' zum Einsatz und dient der differenzierten Planung von Vorhaben aller Art. Die Anwendung der Methode ist immer dann sinnvoll, wenn eine Arbeitsgruppe (z.B. ein Projektteam) erarbeiten soll, wie eine klar umrissene Aufgabe innerhalb eines definierten Zeitraums von einem bestimmten Personenkreis verbindlich geplant und umgesetzt werden kann.

Ob es sich dabei um ein überschaubares Anwendungsprojekt oder ein hochkomplexes Veränderungsprojekt handelt, ist für den Einsatz des Toolpakets zweitrangig. Es ändert sich lediglich die Art der Aufgaben und die Dauer des zu planenden Zeitraums, nicht aber die Auswahl der Werkzeuge.

Zielsetzung/Nutzen

Viele Vorhaben werden in der Praxis dadurch erschwert, dass sich die beteiligten Personen oft nicht darüber im Klaren sind, welche konkreten Aufgaben in welcher inhaltlichen, zeitlichen und personellen Abhängigkeit anstehen und wie diese zueinander in Beziehung stehen. Dies führt dann zu ineffizienten Abläufen und Irritationen in der Zusammenarbeit.

Durch den Einsatz des Projektstrukturplans in Verbindung mit dem Gantt-Diagramm kann dieser Gefahr frühzeitig und strukturiert entgegengewirkt werden. Schon während des ersten Planungsworkshops entsteht bei den Teilnehmern ein hohes Maß an Klarheit über die praktische Herangehensweise an das Projekt. Sie erarbeiten und visualisieren gemeinsam, welche Aufgaben zur Erreichung des Projektziels erledigt werden müssen und welche zeitlichen und personellen Ressourcen hierfür erforderlich sind.

Durch die Art und Weise der Entwicklung und Darstellung der Arbeitsergebnisse werden die Abhängigkeiten und die daraus resultierenden Konsequenzen differenziert herausgearbeitet und sichtbar. Die klare Logik des Vorgehens ermöglicht es, dass die Arbeitsergebnisse auch von Personen leicht nachvollzogen werden können, die selbst nicht am Workshop teilgenommen haben. Die visualisierten Projektpläne bilden eine professionelle Grundlage für die weitere Projektabwicklung und -steuerung.

Anleitung für 'Planbar'

Wie Sie das Change-Tool 'Planbar' richtig anwenden und einsetzen können, zeigt die Anleitung von Jörg Meyer.