Tipps für die Durchführung und Moderation von Telefonkonferenzen

Telefonkonferenzen sind eine praktische und kostengünstige Alternative, um Gesprächspartner an verschiedenen Orten gleichzeitig in einem Meeting zu versammeln. Es reicht jedoch nicht, zum vereinbarten Zeitpunkt einfach zum Hörer zu greifen und zu telefonieren. Für Telefonkonferenzen gelten besondere Kommunikationsregeln - insbesondere dann, wenn mehr als drei Personen daran teilnehmen. Hier kann der Moderator besonders viel zur Effizienz einer derartigen Veranstaltung beitragen.

Tipp 1: Max. 30 Minuten

Telefonkonferenzen sind anstrengend. Sie erfordern ein Höchstmaß an Konzentration und Disziplin, da die Sinneswahrnehmung allein auf das Hören beschränkt ist. Insbesondere wenn sich die Teilnehmer nicht untereinander kennen, ist es für jeden Zuhörer schwer, Stimme und Stimmungen zu interpretieren. Kennt man sich seit Jahren, gelingen Telefonkonferenzen auch über eine längere Zeitdauer. Doch auch hier gilt die auch für 'physische' Besprechungen geltende Grenze von 45 Minuten. Sollte eine Telefonkonferenz wider erwarten länger dauern, sorgen Sie für eine ca. fünfminütige Unterbrechung in Form einer Pause. Die technische Verbindung wird während dieser Zeit nicht unterbrochen, um einen zusätzlichen Zeitaufwand durch eine erneute Einwahl zu vermeiden.

Tipp 2: Kommunikationsregeln vereinbaren

Gerade bei ungeübten Teilnehmern sollte der Moderator vor Beginn die wesentlichsten Organisations- und Kommunikationsregeln thematisieren. Regeln können sein:

• Wenn die Besprechung über Festnetz geführt wird: Handys ausschalten, um Störungen (Streusignale im Netz) und Unterbrechungen zu vermeiden.
  
• Deutlich, langsam und laut sprechen.
  
• Dem Beitrag den Namen voranstellen.
  
• Tagesordnung und Anlagen am Platz bereithalten.
  
• Verzicht auf Nebenbemerkungen und Randgespräche mit einzelnen Teilnehmern.

Tipp 3: Vorstellungsrunde und Namensnennung

In einem ersten Schritt lädt der Moderator zu einer Vorstellungsrunde ein. Selbst wenn sich die Teilnehmer untereinander bereits kennen ist das ein sinnvoller Einstieg, damit ein erster Eindruck entsteht, welche Stimme zu welchem Namen gehört. Eine Telefonstimme klingt aufgrund der technischen Einschränkungen immer anders als im persönlichen Gespräch.

Sollten mehr als fünf Teilnehmer an der Konferenz teilnehmen und sich die Anwesenden kaum kennen, ist es sinnvoll, den einzelnen Beiträgen den Namen und ggf. die Funktion voranzustellen.

Tipp 4: Deutlich sprechen - Ohren spitzen

Die Verständigung am Telefon ist schlechter als im Face-to-Face-Gespräch. Das, was wir hören, ist leiser. Erschwerend kommt hinzu, dass wir körpersprachliche Signale, die wir in einem persönlichen Gespräch automatisch verarbeiten, am Telefon gar nicht erkennen können. Wir sind also allein auf das Hören angewiesen. Für den, der spricht, gilt also: Sorgfältig formulieren, deutlich und betont lebendig sprechen. Für den, der zuhört, gilt: Konzentriert die Ohren spitzen und auf leise Untertöne achten. Nötigenfalls nachhaken und sich vergewissern, wie der Beitrag zu deuten ist.

Tipp 5: Teilnehmer ins Gespräch bringen

Weitaus mehr als bei der herkömmlichen Besprechung ist bei einer Telefonkonferenz der Moderator in der Pflicht. Er hat darauf zu achten, dass alle Teilnehmer der Konferenz folgen. Für eine aktive Steuerung ist es notwendig, Wortbeiträge der Teilnehmer (z.B. in Form einer Strichliste) aufzunehmen und weniger aktive Teilnehmer direkt anzusprechen und zum Statement aufzufordern.

Tipp 6: Notizen machen

Eine aktive Beteiligung erfordert das fortlaufende Notieren der wichtigsten Punkte, Statements oder aufkommenden Fragen. Als besonders zielführend bietet sich hierzu die Methode des Mindmappings an. So behält man den Überblick auch bei komplexen Themen.

Tipp 7: Keine Freisprecheinrichtung

Die Kommunikation in einer Konferenz ist schon anstrengend genug. Achten Sie daher auf eine korrekte Hörerhaltung (Mikrofon ca. 1,5 – 3,0 cm vom Mund entfernt) und verzichten Sie auf ein alleiniges Sprechen über die Freisprecheinrichtung bzw. den Lautsprecher.

Sollten andere Personen im Rahmen der Konferenz zuhören und der Lautsprecher eingeschaltet sein, so ist es notwendig, dass derjenige der das Wort führt, dies auch mit dem Hörer tut. Denn dort befindet sich das Mikrofon, das die Signale überträgt. Auch das Einklemmen des Hörers zwischen Schulter und Kinn führt zu einer undeutlichen Übertragung und bei längerer Dauer auch zu muskulären Problemen.

Checkliste für die Nachbereitung

• Fassen Sie als Moderator einer Telefonkonferenz die Ergebnisse gezielt zusammen.
  
• Wiederholen Sie deutlich Entscheidungen, Abstimmungsergebnisse und beschlossene Maßnahmen.
  
• Geben Sie den Teilnehmer eine Information, was sie, auf welchen Weg und wann als Protokoll erhalten.
  
• Kontrollieren Sie den Maßnahmenplan und die Agenda auf Vollständigkeit und fragen Sie die Teilnehmer, ob noch offene 'Enden' bzw. Gesprächsbedarf vorhanden ist. Nichterledigtes gehört dann auf die Tagesordnung der nächsten Konferenz.

Quelle

GESSER - Die Trainings und Coachings-Manufaktur
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