Marktübersicht: 171 Tagungsdestinationen mit Übernachtungsmöglicheit

Trotz Videokonferenzen, virtuellen Klassenräumen und Chatrooms begegnen sich die Menschen auch heute noch an realen Orten - auf Seminaren, Tagungen, Workshops, Events und Konferenzen. Doch die große Anzahl an Veranstaltungsräumen macht Planern die Orientierung auf dem Tagungsmarkt schwer. Variantenreiche Freizeitangebote und unterschiedliche technische Ausstattungen sorgen für noch mehr Unübersichtlichkeit. Hilfe bei der Wahl einer geeigneten Tagungsdestination mit Übernachtungsmöglichkeit, liefert Ihnen unser Verzeichnis.

Wie man den richtigen Veranstaltungsort findet

1. Überblick verschaffen
   Für die erste Sondierung des Angebots eignen sich das Internet (Verzeichnisse von Anbietern im Tagungsbereich, Portale regionaler oder lokaler Tourismusbüros und die Seiten der Branchenverbände) sowie gedruckte Kataloge und Verzeichnisse.
   
   
2. Erreichbarkeit abwägen
   Die wenigsten Teilnehmer nehmen gern einen weiten oder umständlichen Anfahrtsweg in Kauf. Wenn es darum geht, die grobe Vorauswahl sinnvoll zusammenzustreichen, ist die Erreichbarkeit deshalb eines der wichtigsten Kriterien, das abgewogen werden muss.
   
   
3. Angebote anfordern
   Nach dieser Grobkartierung gilt es nun, von den übrig gebliebenen Tagungsstätten ein Angebot einzuholen. Für eine optimale Vergleichbarkeit der Antworten bietet es sich an, ein Anforderungsformular (Request for Proposals, kurz RfP) zu verschicken. Anhand dieses Dokuments müssen Hotels und Kongresszentren in der Lage sein, ein auf die individuellen Erwartungen zugeschnittenes Angebot abzugeben. Ein gelungenes RfP umfasst deshalb neben dem Veranstaltungs- und Teilnehmerprofil auch eine Liste unverzichtbarer Merkmale des potenziellen Veranstaltungsortes. Zu diesen könnten beispielsweise eine besondere audiovisuelle Ausstattung oder behindertengerechte Zugänge gehören. Eine zusätzliche Wunschliste, etwa mit Erwartungen zum Rahmenprogramm oder der Bewirtung, rundet die Anfrage ab.
   
   
4. Die Ortsbegehung
   Liegen die Angebote schließlich vor, geht es auf Besichtigungstour, die so genannte Site Inspection. Um von der Akustik der Räume bis zu den Zimmerkategorien nichts zu vergessen, ist es ratsam, dabei in jedem Fall eine Checkliste zur Hand haben. Vom Gastgeber sollten Planer neben einer Hausbesichtigung zudem auch Referenzen, Musterverträge, und eine Lieferantenliste bekommen. Insbesondere geht es bei einer Site Inspection jedoch darum, die verantwortlichen Ansprechpartner persönlich zu treffen, das Service-Verständnis des Hauses zu erleben und Atmosphäre zu 'schnuppern'. Denn weiche Faktoren wie die Ausstattung, der Service und die Qualität von Bewirtung und Unterbringung sind entscheidend für die Langzeitwirkung einer Veranstaltung.
   
   
5. Preis-Leistungsverhältnis prüfen
   Erst, wenn all das geprüft ist, sollte man auf den Preis schauen - sofern man nicht vom Budget her von vornherein eingeschränkt ist. Grundsätzlich gilt: Wichtiger als die Kosten niedrig zu halten ist es, den Bedürfnissen der Teilnehmer und dem Anspruch der Veranstaltung gerecht zu werden.

171 Seminar- und Tagungshotels

Im folgenden Beitrag (aus: 'MiceGuide 2007') finden Sie ein nach Postleitzahlen sortiertes Verzeichnis mit

• 157 Seminar- und Tagungshotels in Deutschland und
  
• 14 Tagungsdestinationen mit Übernachtungsmöglichkeit in Österreich, Luxemburg, Spanien, Zypern, Türkei, Tunesien und Senegal.