Checkliste Tagungsunterlagen

Eine erfolgreich durchgeführte Tagung hängt auch von gut durchdachten und vollständigen Tagungsunterlagen ab. Welche Punkte Sie bei der Zusammenstellung von Tagungsunterlagen beachten sollten, finden Sie in dieser Checkliste.

Die Funktion von Tagungsunterlagen

• Image-Baustein für den Veranstalter
  
• Nutzen-Faktor für den Teilnehmer
  
• Nachwirk-Faktor im Dienste des Veranstalters

Die Gestaltung der Tagungsunterlagen

• DIN A 4
  
• in einem standfesten Ordner
  
• in Kennfarbe (CI des Veranstalters)
  
• mit zwei Bügeln, so dass der Nutzer auch selbst etwas einfügen kann
  
• ausreichend 'dicker' Ordner für Ergänzungen des Teilnehmers
  
• Ordnerbeschriftung: Titel und Logo der Veranstalung, Datum, Veranstalter mit Adresse und Telefonnummer, Name des Teilnehmers
  
• im Ordner Inhaltsangabe/Register, unter Umständen verschiedenfarbiges Papier
  
• Texte 1 1/2-zeilig geschrieben, Randbreite 2 cm links für die Lochung, 1/2 Seite rechts für Notizen, freier Blattraum am unteren Rand für Notizen
  
• durchnumerierte Seiten, auf jeder Seite das Logo des Veranstalters sowie Titel und Datum der Veranstaltung
  
• ausreichende Stückzahl bestellen (Reserve für Nachzügler, Interessenten, Archiv-Exemplare)
  
• 'Redaktionsschluss'-Termin bei der Planung beachten
  
• Zeitrahmen für Gestaltung und Herstellung (kopieren, Druck, Zusammenstellung) berücksichtigen

Mögliche Inhalte für Tagungsunterlagen

Nicht alle hier genannten Bausteine werden immer nötig sein. Die Aufzählung gibt nur Hinweise, was möglich ist.

• Inhaltsverzeichnis
  
• Ablaufplan der Veranstaltung
  
• vollständige Anschrift mit Telefon, Fax, Namen der zuständigen Mitarbeiter des Veranstalters
  
• organisatorische Hinweise
  
  • Raumpläne für das Kongress-Zentrum
    
  • Mahlzeiten: Wie, wann, wo, Bezahlung
    
  • Tipps für den Abend, zum Kongress-Ort etc.
    
  • Hinweise zum Kongress-Personal (Ansprechpartner)
    
  • Service-Hinweise (Telefon, Fax, Sekretariat)
    
  • Hinweise zum Transfer oder Rahmenprogramm
  
  
• Teilnehmer-Liste (Datenschutz beachten)
  
• Vita der Referenten
  
• Manuskripte der Referate
  
• Hinweise auf ergänzendes/vertiefendes Material
  
• Literaturliste, Büchertipps
  
• Selbstpräsentation des Veranstalters, Image-Broschüre
  
• Präsentation der Sponsoren
  
• Präsentation der Kongress-Stadt (Stadtplan, Restaurants, Theater etc.)
  
• weiterführende Unterlagen (Fragekasten, Stimmkarten, Beratungsgutscheine, Visitenkarten für Rückfragen etc.)

Zusätzliche 'Beigaben'

• Notizpapier und Stift mit Logo des Veranstalters
  
• Erfrischungstücher
  
• Pfefferminz oder Traubenzucker

Quelle und Linktipp

Weitere Tipps zur Tagungsplanung finden Sie bei tagungsplaner.de.