Checkliste Tagungspaket

Bevor Sie ein Tagungspaket buchen, sollten Sie sich vergewissern, welche Leistungen im Preis enthalten sind. Die Checkliste hilft Ihnen dabei.

Allgemeines

• Zu welchen Zeiten gilt das angebotene Tagungspaket?
  
• Ab wie vielen Teilnehmern oder ab wie vielen Übernachtungen ist es gültig?
  
• Was ist im Tagungspaket enthalten? Was ist 'versteckt' und was wird zum 'Extra'?

Übernachtung

• In welchen Zimmern (Größe, Standard, Lage)?
  
• Treatment (Obstteller, Blumen, Bademantel)?
  
• Frühstück inklusive?
  
• Zeiten für Check-In und Check-Out?

Tagungsraum

• Welcher (Multifunktions- oder Einzweckraum)?
  
• Größe (Ellenbogenfreiheit, Aktionsraum für den Trainer)?
  
• Qualität (z.B. Tageslicht, Möblierung, Klimatisierung, Anschlüsse)?
  
• Wahl durch den Veranstalter oder Zuteilung durch das Hotel?
  
• Wann wird darüber entschieden (Planbarkeit für den Veranstalter)?
  
• Aufbau-Zeit ab wann? Vorabend?
  
• Aufbau-Service inklusive? Wer?
  
• Zusatz-Nebenräume inklusive (Abstellen, Referentenarbeitsraum, Gruppenarbeitsräume)?
  
• Möblierung wählbar (Tische, Stühle, Stau-Schränke, Garderobe)?

Tagungstechnik

• Welche technischen Geräte sind 'inklusive' (Geräte-Typ, Kompatibilität, Alter, Funktionalität, Pflege- und Wartungszustand)?
  
• Verbrauchsmaterial dabei (Folien, Papier, Stifte, Moderationsmaterial)?
  
• 'Techniker'-Stundenpreis (wer, welche Zeiten, Stundensätze)?
  
• Preise der hoteleigenen 'Zusatz-Technik'? Verbrauchsmaterial dazu?
  
• Anmietung von Fremd-Technik? Wo? Pannenservice? Preise? Bedienung?

Getränke im Tagungsraum

• Welche?
  
• Kühlung?
  
• Wie viel?
  
• Flaschen auf dem Tisch oder Kannen?

Pausen

• Kaffee? Tee(s)?
  
• Was dazu? Trocken-Kekse? Imbisse? Müsli? Yoghurt? Vitamine (Obst, Saft)?
  
• Wo (enger Korridor, Foyer, Terrasse, Park, Garten)?
  
• Bewegung (Kurzgymnastik)?

Mahlzeiten

• Wo (separat im dichtbelegten Restaurant)?
  
• Menü? Buffet? Warteschlangenfrei? Qualität des Wareneinsatzes?
  
• Leicht? Frisch? Vitaminreich?
  
• Gegebenenfalls nötige Diät-Küche inklusive?
  
• 'Trocken' oder Getränk(e) dabei? Welche Getränke?
  
• Kaffee nach dem Essen?
  
• Servier-Zeit bei Menü (Garantie)?

Fitness-/Entspannungs-Angebote

• In den Pausen (hoteleigene Animation)?
  
• Bewegungsangebot während der Tagung (Fitness-Coach im Hotel vorhanden oder engagierbar)?
  
• Freizeit-/Bewegungs-/Entspannungsangebot des Hotels (Schwimmen, Tischtennis, Trimmgeräte unter Anleitung? Fahrräder, Joggen, Sauna, Dampfbad, Massagen)?
  
• Abend-/Rahmen-Programm (Gymnastik, Meditation, Kreativ-Spiele in Hotel-Regie)?

Gebotener Service

• Fester Ansprechpartner vom ersten Anruf bis zum Nach-Gespräch?
  
• Ansprechpartner während der Tagung ständig 'auf Abruf'?
  
• Flexibilität (Pausenzeiten, Mahlzeiten-Pläne, Zusatzbedarf an Raum, an Technik, an Zimmern)?
  
• Störfreiheit im Tagungsraum?
  
• Storno-Konditionen? Strikt? Flexibel?
  
• Firmenfahnen, Transparent, Display außen am Haus, im Foyer, am Eingang zum Tagungsraum, im Tagungsraum?

Niveau der Preise für 'Extras'

• Parkplatzgebühren?
  
• Garderoben-Gebühren?
  
• Kopierpreis?
  
• Preis der Telefoneinheiten?
  
• Gebühr für Fax-Bearbeitung?
  
• Techniker-Stunden? Zuschläge?
  
• Kosten für das Legen oder Freischalten nötiger Datenleitungen?
  
• Preis für kleine Sekretariatsdienste?
  
• Berechnung für Event-Planungen?
  
• Preis für Transfer-Service?
  
• VIP-Treatments (Suite, Obstkorb, Sekt, Transfer) für einzelne Teilnehmer?
  
• Aufpreise für Pausen-Varianten?
  
• Zuschlag für Late-Check-Out des Trainers oder von VIP-Gästen?

Quelle und Linktipp

Weitere Tipps zur Tagungsplanung finden Sie bei tagungsplaner.de.

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