Checkliste Hotel-Kommunikation

Jede Veranstaltung hat ihre ganz individuellen Eigenheiten und Aspekte, über die zwischen den Partnern gesprochen werden muss, d.h. ohne klaren Informationsaustausch und eindeutige Vereinbarungen zwischen Hotel und Veranstalter ist der Erfolg einer Tagung nicht gegeben. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, wichtige Punkte zu erkennen und zu besprechen, auch wenn sie nicht alle individuellen Aspekte der Tagungsplanung erfasst.

Was Sie vorab kläre sollten

Fix-'Daten'

• Jubiläumstag (z.B. Geschäftsjubiläum)
  
• Bindung an ein Ereignis (z.B. Fusion)
  
• Bindung an einen Ort (z.B. Firmensitz)
  
• Bindung an feste Abläufe (z.B. offizielle Pressekonferenz)
  
• Bindung an Personen (z.B. VIP-Redner)

• Referat
  
• Seminar
  
• Präsentation
  
• Symposium
  
• Diskussion
  
• Konferenz/Sitzung
  
• Gruppenarbeit/Projektgruppe etc.
  
• Motivations-'Show'/Event

• erstmals/Premiere
  
• Jahre zuvor - Wie? Wo? Was?

• Information
  
• Überzeugung/Begeisterung ('Motivationsveranstaltung')
  
• Training
  
• Werbung/Verkauf

• Niveau
  
• Lebens-Stile
  
• Erwartungen
  
• Nationalität/Religion/Gesundheitszustand
  
• VIPs/Presse
  
• Service (Dolmetscher, Technik usw.)
  
• Begleitpersonen (Partner/innen)

• entsandt?
  
• eingeladen?
  
• kostenfrei?
  
• gegen Bezahlung?

• Verkehrsmittel
  
• Verbindungen
  
• Wegeplan
  
• Leitbeschilderung
  
• Tickets
  
• Transfer
  
• Parkplätze (Reservierung? Bezahlung?)

• Stunden
  
• Tag
  
• mehre Tage
  
• Wochen/Monate

• low cost level
  
• fix (Summe? pro Teilnehmer?)
  
• flexibel

• 'in house' beim Veranstalter
  
• Dienstleister (PCO, Reisebüro, Agenturen)
  
• Sponsoren
  
• Trainer/Seminarleiter

• Tagungsplanungsunterlagen des Hotels
  
• Informationen zu Ort und Region
  
• Verkehrs-Information
  
• Event-Information
  
• Service- (Dienstleister rund ums Tagen)/'Lieferanten'-Informationen

• Teilnehmer
  
• Organisationen (leitende Mitarbeiter, ausführende Mitarbeiter)
  
• Referenten/Moderatoren/Trainer
  
  • Name, Anschrift, Telefon
    
  • Bedarf (Technik, Platz, Bestuhlung, Ablagefläche, Verbrauchsmaterial)
    
  • Extra-Wünsche
    
  • Vorlieben und Eigenheiten
  
  
• Techniker, Dienstleister (z.B. Tontechniker, Dolmetscher etc. mit Anschriften)
  
• Presse (schreibend? Medien mit umfangreicher Technik?)
  
• Gäste/VIPs mit besonderer Betreuung
  
• Begleitpersonen
  
• Hotel-Team ('who is who'? Dienstplan)

• Anzahl der Zimmer
  
• Qualität
  
• Dauer
  
• Zuteilung
  
• Besonderheiten (Nichtraucher, Behinderte)
  
• Extras (Blumen, open-Mini-Bar, VIP-Treatment)
  
• Preis (Grundpreis, Extras)

• Flaggen, Transparente, Schrifttafeln
  
• Leitschilder
  
• Präsentationswände
  
• Vitrinen
  
• Dekorationen
  
• Abdeckungen (z.B. Fremdwerbung, Verkabelung) während der Tagungsdauer

• passive/aktive/interaktive Seminararbeit
  
• Moderation
  
• Zeitplan
  
• Pausen und Mahlzeiten
  
• Aktivitäten, Unterhaltung, 'Motivations-Bausteine'
  
• Ausgleich, Entspannung

• Anzahl, Größe
  
• Charakter
  
• technische Ausstattung
  
• Mobiliar

• in den Pausen oder bei Bedarf
  
• zu den Mahlzeiten
  
• Reinigung von Raum und Pausenzonen
  
• Einsatzzeiten und Erreichbarkeit des Personals

• Begrüßung (Obst, Cocktail)
  
• Tagungsraum (Getränke, Kekse)
  
• Pausen (Kaffee, Snacks)
  
• Mahlzeiten (Buffet, Menüs, Getränke inklusive? Kaffee danach?)
  
• Kost-Auswahl (frisch, leicht, vegetarisch)

• Beratung, Übersicht
  
• Auswahl
  
• Arrangements
  
• Buchung
  
• Betreuung

• Übernachtung
  
• Extras
  
• Tagungsräume
  
• Technik

• Storno
  
• Störungen
  
• Versicherungen
  
• Vertragspartner und Vermittlung
  
• Haftung (Wer? Wofür?)
  
• 'Höhere Gewalt'