Checkliste: Die erfolgreiche Messevorbereitung

Ein Messeauftritt kann sich aus vielen Gründen für Trainer lohnen. Bildungs- und HR-Messen bieten Ihnen die Möglichkeit, aktives Marketing in eigener Sache zu betreiben, Ihr Angebot bei einem breiten Fachpublikum bekannt zu machen, neue Geschäfte anzubahnen, Kooperationspartner zu finden oder einfach nur neue Kontakte zu knüpfen. Bevor Sie jedoch einige tausend Euro für eine Messeteilnahme ausgeben, sollten Sie Ihren Auftritt genau planen.

Wichtige Fragen vor einer Messe

• Wo gehören wir auf der Messe hin?
  
• Wie sieht das Ausstellerumfeld aus?
  
• Sind strategische Gegner da?
  
• Was haben wir eigentlich 'in einem Wort' zu sagen?
  
• Wen wollen wir mit der Beteiligung erreichen?
  
• Ist die Beteiligung für uns ein Instrument der Absatzvorbereitung - also Image-Auftritt - oder können wir direkt neue potenzielle Kunden ansprechen?
  
• Stoßen wir auf Nachfrage oder müssen wir Infodefizite ausgleichen?
  
• Wer erwartet, dass wir auf der Messe vertreten sind?
  
• Gibt es demnächst einen einmaligen oder wichtigen Anlass für eine einmalige Beteiligung?
  
• Sind wir für eine Beteiligung personell gerüstet?
  
• Welche Öffentlichkeitswirkung hat eine Beteiligung bei Massenmedien, bei Meinungsbildnern und bei der Fachpresse?

1. Planung

• Anmeldeformulare bei der Messegesellschaft anfordern
  
• Stand-Arten (auch Komplett-Stände) vergleichen, Kosten vergleichen
  
  

  Stand-Typ	Kosten gesamt	pro Quadratmeter
  Reihenstand	...	...
  Eckstand	...	...
  Kopfstand	...	...
  Blockstand	...	...
  Freigelände	...	...

  
  
• Errechnen Sie den Platzbedarf für:
  
  • Exponate
    
  • Info-Punkte
    
  • Info-Theke
    
  • Bewegliche Exponate
    
  • Intern/Büro/Telefonecke
    
  • Besprechungskabinen offen/geschlossen
    
  • Besprechungsinseln aus Tisch und 4 Stühlen
    
  • offene Sitz- und Besprechungslandschaft
    
  • Küche, Lager, Garderobe
    
  • Raum für Aktentaschen-Schränke
    
  • Technisches Lager und Werbemittel
    
  • Bar
    
  • Sehabstände und Bewegungsraum
    
  • Filmvorführraum
  
  Summe Standfläche = ...... qm

2. Verantwortlichkeiten

• Welche internen Stellen müssen zusammenspielen?
  
• Welche externen Stellen müssen zusammenspielen?
  
• Wer gehört dem Entscheidungsgremium oder Beirat für Messen an?
  
• Wer muss zu welchen Terminen wo und wann unbedingt anwesend sein?
  
• Wer plant die Kommunikation?
  
• Wer plant den Stand?
  
• Wer sorgt für Exponate?
  
• Bei wem laufen alle Fäden zusammen, wer ist 'Messechef'?

3. Standbau

Für den Standbau gibt es zwei Alternativen:

1. Miete: Die praktikabelste Lösung für 'Messe-Einsteiger'. Dies gilt auch für die Kostenseite.
   
2. Kauf und Eigenbau: Erfordert Erfahrung, Kapital und Personal im eigenen Haus. Meist teurer als Leasing.

4. Anmeldung und Vorschriften

• Anmeldeformulare termingerecht zurücksenden
  
• Bei Terminüberschreitung mit der Messegesellschaft verhandeln (notfalls Standfläche reservieren lassen)
  
• Vorschriften des Veranstalters beachten:
  
  • Standdecke
    
  • Aufbauhöhe
    
  • bewegliche Aufbauten, z.B. auch bewegliche Displays
    
  • Farbgebung
    
  • Einsatz akustischer Werbemittel
    
  • Aktionen am Stand
  
  
• Behördliche Vorschriften beachten:
  
  • mehrgeschossige Stände
    
  • Reihen- und Tischbestuhlung größeren Umfangs (z. B. für Vorträge usw.)
    
  • Vorführung von Maschinen
    
  • Gasflaschen, brennbare Flüssigkeiten, Ölfeuerungen etc.
    
  • Elektrische Kochplatten etc.
    
  • Rundfunkantennen
    
  • Mikrophonanlagen
  
  
• Standplatz ansehen und erläutern lassen, z. B. technische Anschlüsse, Besucherstrom
  
• überprüfen ob auch der Lageplan vollständig ist, z.B.:
  
  • sind alle wichtigen Maße lesbar
    
  • sind alle technischen Anschlüsse bzw. Anschlussmöglichkeiten lokalisiert?
    
  • kommen die Anschlüsse aus dem Boden, aus der Säule oder von der Decke?
  
  
• Zufahrten und Tore zum Stand überprüfen
  
• Gibt es Schwierigkeiten mit der Exponat-Anlieferung?
  
• Nachhaken bei Messeleitung ob bei Standarchitektur oder technischen Anschlüssen Abstimmung bzw. Koordination mit Nachbarn erforderlich ist.

5. Personalbesetzung

Eigene Mitarbeiter: Wer? Für welche Aufgaben? - Kriterien sind:

• Kontaktfähigkeit
  
• Kenntnis der eigenen Organisation
  
• Verhandlungsgeschick
  
• Marktkenntnis
  
• Produktkenntnis
  
• Kundenkenntnis
  
• Fremdsprachen

Aushilfspersonal: Wer? Für welche Aufgaben? - Kriterien sind:

• Kontaktfähigkeit
  
• Technische Grundkenntnisse

6. Bewirtung

• Kalte Getränke: z.B. Wasser, Fruchtsäfte, Cola
  
• Heiße Getränke: z.B. Kaffee, Tee
  
• Alkohol: z.B. Sekt, Bier, Wein
  
• Süßigkeiten: z.B. Gebäck, Gummibärchen, Bonbons
  
• Snacks: z.B. belegte Brote, heiße Würstchen, Salzgebäck
  
• sonstige Lebensmittel: z.B. Kaffeemilch, Zucker

7. Standübergabe

Die Standübergabe sollte immer am Vorabend der Eröffnung und mit dem gesamten Standpersonal stattfinden.

Besprechungspunkte:

• Messeziele
  
• Aufgabenverteilung
  
• Vorstellung der Standleitung
  
• Bekanntmachen miteinander (Eigen- und Fremdpersonal)
  
• Produktpräsentation
  
• Demo-Plätze
  
• Einteilung des Standdienstes
  
• Pausen und Messerundgang
  
• Führung der Anwesenheitslisten
  
• Verlassen des Standes
  
• Betreuung der Besucher, Bewirtungsangebot
  
• Aktionen am Stand während der Messe
  
• Verteilung von Infomaterial
  
• Telefonbenutzung
  
• Kabinenplan: Küche, Lager
  
• Namensschilder
  
• Kleidungsstil
  
• Visitenkarten
  
• Hinweise auf Hallenmeister, Hallen- und Standnummer, Telefon, Anschrift
  
• Kontakt zur Messegesellschaft
  
• Kontakt zur Presseabteilung

Quelle und Linktipp

Diese Checkliste wurde managerSeminare online mit freundlicher Genehmigung der Dr. Kater Marketing GmbH zur Verfügung gestellt, die seit 1980 als privater Messe- und Kongressveranstalter in Deutschland tätig ist.

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